Um dos diagramas mais usados no setor de negócios é o diagrama de Gantt, um tipo específico de gráfico que permite classificar todas as atividades em cronogramas bem espaçados, para que você possa entender imediatamente a duração do trabalho realizado. Esses tipos de diagramas são amplamente utilizados, por exemplo, pela Microsoft e pela Mozilla para mostrar a duração do suporte aos sistemas operacionais ou programas criados, mas podem ser muito úteis quando precisamos planejar as datas em que o trabalho deve ser realizado, as dependências entre os diferentes fases e sub-fases, as pessoas envolvidas no projeto para coordenar e muitas outras informações mais ou menos detalhadas. Se nunca criamos esses diagramas antes, neste guia, mostraremos como criar diagramas de Gantt para projetos e planos usando os programas mais famosos disponíveis no local de trabalho e em casa.
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1) Microsoft Excel
O programa que recomendamos para criar rápida e rapidamente um novo gráfico de Gantt é o Excel, o gerenciador de planilhas incluído no pacote Office e disponível em qualquer escritório ou empresa. Para criar um novo gráfico de Gantt, abrimos o Excel e, na tela inicial, rolamos a página dos modelos até encontrar o modelo chamado Gantt Project Planning . Uma nova planilha será aberta imediatamente com o diagrama pronto para uso.
Também podemos procurar outros modelos de Gantt digitando na barra de pesquisa superior de Gantt e escolhendo entre os 5 modelos propostos pela Microsoft.
Grande parte do trabalho gráfico já está concluído, teremos apenas que modificar as células nas quais o nome do projeto está presente, modificar os nomes das várias Atividades, inserir as datas de início e duração do plano e inserir (também mais tarde) também as datas início e fim da atividade e, por último, a porcentagem de conclusão da atividade. Cada modificação nas células corresponde a uma modificação nas barras do lado direito, que é o verdadeiro gráfico de Gantt. No final das alterações, basta clicar no botão Salvar na parte superior para salvar uma cópia do seu diagrama, para que você possa compartilhá-lo com outros colegas.
2) Microsoft PowerPoint
Outra ferramenta no pacote Microsoft Office que permite criar gráficos de Gantt é o PowerPoint, o programa para gerenciar slides e slides. Para isso, abrimos o PowerPoint em nosso PC e, na tela inicial, digitamos na parte superior da barra de pesquisa de Gantt, para iniciar a pesquisa on-line do modelo apropriado. Teremos 5 modelos de Gantt para explorar, escolhemos o que melhor se adapta às nossas necessidades.
Uma vez aberto o modelo, poderemos alterar o título do slide e também modificar os vários elementos inseridos no diagrama, decidindo o nome das várias atividades, a duração das várias linhas do diagrama e a presença (ou não) das atividades importantes, destacadas no nosso caso, de losangos amarelos. No segundo slide, geralmente há a legenda do diagrama, para poder fornecer ajuda na compreensão dos dados inseridos. Depois de editar todos os campos conforme desejado, clique no botão Salvar no canto superior esquerdo para criar uma cópia do nosso gráfico de Gantt na apresentação, pronta para ser projetada em uma conferência ou reunião.
3) Microsoft Visio
O programa mais popular para fluxogramas é, obviamente, o Microsoft Visio, que é mais funcional que o outro programa do Office, o Microsoft Project, destinado a ser absorvido pelas plataformas em nuvem das empresas. Abrimos este programa (infelizmente ele não está integrado no Office e deve ser adquirido separadamente) e, na tela inicial, digitamos a barra superior Gantt, para abrir o modelo oferecido online pela Microsoft.
No primeiro início do modelo, seremos solicitados a inserir imediatamente os dados que caracterizarão o diagrama, como o número de atividades, a data de início e a data de término do projeto e a duração esperada. Quando a compilação inicial estiver concluída, clique em OK para gerar o gráfico de Gantt real; Para aplicar todas as alterações necessárias, basta clicar em um dos pontos do diagrama ou usar a conveniente barra lateral, onde existem os botões principais para gerenciar esse tipo de diagrama. Esta é a escolha decididamente mais difícil, mas se somos profissionais e o Visio é o nosso pão diário, um gráfico de Gantt gerado com ele é definitivamente um passo à frente em comparação com todos os outros modelos vistos até agora.
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4) LibreOffice
Se quisermos criar diagramas de Gantt em casa sem perturbar o pacote do Office (que lembramos que é pago), podemos usar o pacote gratuito do LibreOffice para obter o mesmo resultado. Primeiro, baixamos o LibreOffice em nosso PC, usando o link aqui -> Baixe o LibreOffice. Depois que o pacote é adicionado ao nosso sistema, podemos fazer o download dos modelos de gráficos de Gantt disponíveis on-line e compatíveis com o LibreOffice.
Os melhores modelos que podemos baixar são os seguintes:
- Gráfico de Gantt (simples)
- Modelo de gráfico de Gantt
Fazemos o download do que melhor se adequa ao trabalho que temos que fazer, clicando no link de download contido na página (você pode reconhecê-lo pela grande seta verde que acompanha o link). Depois que o modelo for baixado no computador, abra-o com o LibreOffice Calc, para obter um gráfico de Gantt pronto para ser compilado.
Modificamos todas as células preenchíveis e inserimos o nome da atividade, a duração do projeto e a duração efetiva, para também modificar as linhas presentes na parte direita da planilha (o gráfico de Gantt atual). O modelo mais complexo não tem nada a invejar às soluções oferecidas pelo Office, enquanto o modelo simples é para quem deseja gerar gráficos de Gantt muito simples e lineares.
5) GanttProject
Outro programa gratuito, em italiano, com o qual podemos criar um diagrama de Gantt eficiente é o GanttProject.
Com o GanttProject, você pode planejar grandes projetos, dividindo-os em inúmeras atividades menores, ver os cronogramas e dependências entre diferentes atividades, as datas do calendário das atividades e os recursos que eles ocupam. Com o diagrama de Gantt, é possível ver a duração de cada atividade até o final do projeto e monitorar e controlar seu desenvolvimento ao longo do tempo. Os projetos também podem ser configurados em grandes detalhes, e todas as alterações e atualizações feitas no projeto podem ser rastreadas. O GanttProject é compilado em Java e está disponível para Linux, Mac OS X e todas as versões do Windows, mas requer a presença do componente Java (JRE) no PC para funcionar.
6) TeamGantt
O TeamGantt é um aplicativo da Web que pode ser usado gratuitamente para gerenciar um projeto com até três pessoas. Existem planos de assinatura para uso menos limitado. Assim que você visita o site do TeamGantt, a interface de um semelhante ao MS Project aparece imediatamente e você pode começar imediatamente a criar o arquivo de gerenciamento do seu projeto. Seu uso é muito simples para gerenciar e planejar trabalhos e projetos complexos, criar a lista de atividades, organizar os recursos envolvidos, dividir em sub-atividades e definir prazos e durações.
7) gantt.io
O gantt.io é um site que permite criar gráficos Gantt ilimitados, com estilos gratuitos e funções de exportação em várias resoluções (a versão gratuita permite apenas em baixa resolução), designers de estilo e muito mais. Uma vez cadastrado (tão rápido que não requer nem confirma o e-mail), podemos escolher entre criar um diagrama a partir de um modelo ou do zero e oferecer a possibilidade de personalizar o design alterando cores, textos e estrutura em geral.
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