Quantas vezes tivemos que preparar um documento importante relatando as considerações e acréscimos de colegas ou partes interessadas, tendo o cuidado de combinar tudo em um único documento, conforme necessário para o trabalho final Em vez de perder tempo gerando o próprio documento de cada um e prosseguindo com a difícil operação de mesclagem, podemos tirar proveito de um dos muitos programas de gravação que permitem escrever simultaneamente on-line, para gerar imediatamente um documento escrito com "várias mãos", mesmo no caso em que os escritores estão muito distantes, pois basta uma simples conexão à Internet.
Vamos ver juntos as melhores ferramentas para compartilhar um documento e escrever simultaneamente de graça.
Assim, aumentaremos consideravelmente nossa produtividade, tanto no trabalho como no ambiente estudantil (escola ou universidade).
Leia também -> Aplicativos e ferramentas para trabalho em grupo, bate-papo, comunicação e compartilhamento de projetos
1) Google Docs
Um dos programas mais eficazes para usar a escrita colaborativa nem precisa ser instalado no PC, funcionando perfeitamente online; estamos falando do Google Docs, cuja casa pode ser acessada a partir daqui -> Google Docs .
Depois que o site for aberto, basta clicar no botão Ir para o Google Docs e inserir as credenciais de login de qualquer conta do Google.
Podemos usar a conta que usamos para o Gmail e a conta que usamos em dispositivos Android. O importante é que a conta usada já seja conhecida por nossos futuros colaboradores (que receberão, como veremos mais adiante, o convite para participar de seu e-mail, é melhor ser reconhecido).
Se ainda não temos uma Conta do Google, podemos criar uma usando o link aqui -> Criar Conta do Google .
Insira as credenciais, acessaremos uma espécie de painel com todos os documentos já criados anteriormente, uma série de modelos disponíveis e os documentos salvos no Google Drive (o espaço oferecido para documentos); para criar um novo documento, clique em Vazio .
Teremos um verdadeiro editor de texto no estilo Word à nossa frente, com salvamentos automáticos na nuvem e todas as ferramentas para escrever qualquer documento.
Antes de começarmos a escrever, vamos configurar o acesso compartilhado ao documento clicando em Compartilhar no canto superior direito.
Se ainda não o fizemos, seremos solicitados a nomear o documento; Uma vez feito isso, uma pequena janela aparecerá com um campo de texto.
Podemos inserir neste campo os endereços de e-mail dos usuários que queremos acessar o documento, ou simplesmente inserir um nome entre os salvos no diretório de contatos do Gmail ou Android (eles aparecerão imediatamente).
Como alternativa, podemos obter um link compartilhável no bate-papo clicando no item Obter link compartilhável no canto superior direito da janela.
O importante no momento da adição é ajustar as permissões do documento, clicando ao lado do campo de texto no ícone de lápis: para permitir a colaboração dos usuários, é necessário fornecer permissões de modificação.
Para obter um controle mais preciso dos acessos e das ações que os colaboradores podem fazer, clique abaixo em Avançado para também poder controlar alterações relacionadas a acessos, adições de novas pessoas sem o seu consentimento e desativação do download, opções de impressão e copie para aqueles que não estão autorizados.
Uma vez adicionado, pelo menos um colaborador aparecerá com um cursor de cor diferente, referindo-se ao usuário que acabou de entrar no documento: ele pode escrever e integrar-se à escrita em tempo real, de modo a ter um verdadeiro documento compartilhado e colaborativo.
Além da colaboração no documento, também teremos acesso a um pequeno bate-papo, para que possamos planejar melhor a redação com várias mãos e comentar juntos as adições e melhorias.
2) Microsoft Word Online
Outra ferramenta que você pode usar para compartilhar um documento e escrever simultaneamente com outros usuários é o Word Online, que pode ser usado gratuitamente por qualquer pessoa com uma conta do Microsoft ou do Outlook disponível.
A página para acessar o Word Online está disponível aqui -> Word Online .
Serão solicitadas as credenciais de login da conta do Microsoft ou do Outlook; insira as credenciais da nossa conta ou, se ainda não tivermos uma, inscreva-se em uma nova conta usando o link aqui -> Criar conta da Microsoft .
Assim que tivermos acesso à nossa conta, teremos acesso a um painel com todos os documentos online já criados, os modelos oferecidos pelo site e os possíveis presentes na nuvem do OneDrive.
Para criar um novo documento do Word, clique em Novo documento vazio .
Ele abrirá uma nova janela muito semelhante ao programa Word que podemos instalar no computador, mas funciona completamente online (podemos usá-lo com qualquer sistema operacional).
Quando estiver familiarizado com a interface intuitiva deste Word Online, clique no item Compartilhar no canto superior direito.
Uma nova janela será aberta no centro, onde você poderá configurar colaborações.
Basta digitar os endereços de email dos colaboradores no campo Para e configurar os acessos por meio da opção Destinatários autorizados para modificação .
Podemos escolher se eles podem editar o documento ou apenas visualizá-lo e, além disso, escolher se as alterações devem ser feitas apenas por colaboradores com contas da Microsoft ou não (coisa muito boa no caso de não sabermos se eles estão inscritos no serviço).
Como alternativa, sempre podemos enviar o link de compartilhamento clicando no item do URL do link, o que permite gerar um bom link para ser compartilhado no chat.
Depois que todos os colaboradores forem adicionados, teremos o documento compartilhado disponível, as alterações serão exibidas (em tempo real apenas se também tivermos uma assinatura do Office 365) no documento e também teremos um pequeno bate-papo onde poderemos discutir os novos pontos e adições.
Leia também: Sites para colaborar online e escrever juntos
