Para entender como o Microsoft Access funciona e o que é, você também deve entender o conceito de banco de dados. O Access é um dos principais programas do pacote Microsoft Office, portanto, quem possui Word, Excel e Powerpoint, certamente também possui o Access, mesmo que nunca o tenha usado.
O problema com o Access é que, quando você o abre, não entende o que fazer.
Embora o Excel seja bastante claro à primeira vista, o Access é aberto vazio e, mesmo que você possa começar a trabalhar com um dos modelos predefinidos, você fica deslocado pela diversidade em comparação com outros softwares do Office.
O Microsoft Access 2007 ou 2010 não é tão difícil quanto parece à primeira vista, para alguns é ainda mais fácil que o Excel, apenas que deve ser usado para uma finalidade específica e requer alguma preparação preliminar.
Criar um banco de dados significa criar um registro de dados, que é uma série de tabelas, talvez ligadas entre si, que podem ser uma lista de pessoas, produtos, objetos, somas de dinheiro e assim por diante.
De fato, o Access permite criar seu próprio programa personalizado para gerenciar esses dados, inseri-los rapidamente e poder processar, filtrar e estudá-los facilmente.
Não foi possível explicar como o Access é usado em um único artigo; Neste programa, com infinitas possibilidades, foram criados manuais mais ou menos complexos.
Esta breve publicação preliminar visa apenas salientar que, com o Access, você também pode gerenciar as mesas de um restaurante, os quartos de um hotel ou até as despesas da sua empresa, as faturas emitidas ou recebidas, os livros de uma biblioteca, o lista de CDs e qualquer outro tipo de dados.
Aprender o Access em casa pode inicialmente ser um trabalho tedioso, mas, posso garantir, que entender o Access pode trazer grandes oportunidades de trabalho (poucas pessoas são boas no Access) e facilitar qualquer atividade a ser realizada no computador.
O Microsoft Access é um RDBMS ( Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados Relacional ), que é um banco de dados relacional, no qual os dados são vinculados por relacionamentos de dependência .
Não é ideal para bancos de dados grandes que exigem programas diferentes, mas é o software de banco de dados mais fácil, gratuito (no sentido de que está incluído no Excel Word e Powerpoint) e também funciona bem com 10 usuários simultâneos.
A principal diferença com o Excel é que, nas tabelas do Access, é necessário inserir dados brutos e não cálculos matemáticos, como acontece no Excel.
Em seguida, tente abrir o Access no menu Iniciar do Windows e crie um novo banco de dados vazio, dando-lhe um nome.
No Access, as alterações estruturais devem ser salvas, mas os dados são salvos automaticamente quando são inseridos.
A primeira coisa a fazer é criar uma tabela, um elemento básico que funciona como uma planilha normal onde, no entanto, é importante não apenas inserir os dados, mas também especificar as colunas.
Clique com o botão direito do mouse para acessar a estrutura da tabela onde é possível especificar as propriedades de cada campo.
Cada tabela deve ter uma chave primária que possa ser o contador normal ou outro valor numérico incremental, com duplicatas não permitidas.
O planejamento requer a criação de tantas tabelas para quantos elementos diferentes existem .
Por exemplo, se você deseja organizar sua própria biblioteca de livros, pode criar uma tabela com os títulos, uma para os autores, uma para as categorias e outra para os anos de publicação.
A separação dos vários elementos, tendo em mente que eles podem ser conectados, permitirá criar filtros ou consultas muito mais flexíveis.
As tabelas de acesso podem ser vinculadas, vinculando os valores de uma coluna aos de outra tabela.
Você pode criar uma tabela geral que resuma os relacionamentos entre os elementos.
A lista real de livros registra os valores de "Pesquisa" das outras tabelas, vinculando cada título, autor, ano e categoria específica.
Não é da visualização da tabela que os campos devem ser preenchidos: ao contrário do Excel, você pode criar uma máscara que se torna a interface do programa criado.
Uma máscara é uma janela projetada de maneira personalizada, onde os campos a serem preenchidos para uma inserção rápida aparecem.
Retornando ao exemplo dos livros, você pode criar uma máscara para inserir um novo título e, em seguida, seu autor, o ano e a categoria, escolhendo esses valores na lista já criada ou inserindo um novo nome em outras máscaras conectadas).
Após criar algumas tabelas, você pode criar consultas ou filtros para extrair valores específicos das várias tabelas .
No Access, existe um assistente para criar consultas que, de outra forma, seriam difíceis de entender.
Os relatórios são folhas estáticas nas quais é possível desenhar as somas dos dados inseridos nas tabelas, ver gráficos ou páginas de resumo também a serem publicadas em um site.
Macros e módulos são a parte mais complexa do Access, onde é possível definir automatismos entre os valores para tornar a inserção ainda mais rápida, integrar o Access com outros programas e dar maior rigidez ao banco de dados, impondo regras.
O que é importante entender sobre um banco de dados do Access é a maneira como o programa pensa: as tabelas são o banco de dados, é necessário criar muitas tabelas para cada tipo de registro que pode ser agregado, filtrado com consultas e inserido por máscaras .
Para aprender sobre o Access, seria melhor baixar um curso ilustrado e interativo.
Sites como HTML.it têm guias para começar a usar o Access.
O melhor e mais atualizado guia online em italiano do Access 2010 e Access 2007 é o site da Microsoft, que oferece uma visão geral muito detalhada.
