Quantas vezes tivemos que preencher manualmente cartas, etiquetas ou convites com informações diferentes em cada um deles: basicamente precisamos replicar a carta ou o modelo de etiqueta em toda a folha (dados fixos) e preencher cada um com o dados diferentes a serem inseridos (dados flexíveis). Essa operação pode ser muito entediante e repetitiva, mas, felizmente, os programas usados para gravar e gerenciar dados nos ajudam bastante com a mala direta, o que nos permite replicar dados flexíveis em modelos criados com dados fixos., de modo a gerar de uma só vez todos os tickets, cartas ou etiquetas com todos os dados necessários. Vemos neste guia como fazer mala direta no Word, Excel e LibreOffice, para que você possa escolher de tempos em tempos o melhor programa para fazer isso em nosso computador.
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Como fazer mala direta
Se precisarmos criar inúmeras impressões com dados fixos e dados flexíveis, basta ler os capítulos a seguir para conseguir atingir a meta sem precisar escrever manualmente todos os dados, acelerando consideravelmente a impressão de cartas, bilhetes, etiquetas etc.Como fazer mala direta com o Word e Excel
Para criar uma mala direta, começamos a escrever a parte fixa do nosso documento no Word: podemos obter ajuda na realização dos modelos oferecidos pelo programa Office, para ter uma base a partir da qual começar.
Após a conclusão da peça "fixa", é necessário indicar as impressões de mesclagem no documento, ou seja, as peças a serem preenchidas com dados flexíveis. Clique na parte superior do menu Cartas e clique em Iniciar mala direta -> Assistente de mala direta .
Uma barra lateral será aberta à direita do documento, onde seremos guiados na criação da mala direta: selecionamos o tipo de impressão a ser feita ( cartas, e-mails, envelopes, etiquetas ou lista ), pressionamos Avançar, selecionamos Usar o documento atual ou Altere o layout do documento (o programa irá gerar os campos a serem preenchidos por si mesmo), pressione novamente em Avançar e, na próxima seção, selecione Criar uma nova lista para gerar dados flexíveis.
Por conveniência, também podemos usar o Excel, muito mais adequado para gerar dados para mala direta; deixando o documento do Word suspenso por um momento, abrimos o Excel e começamos a inserir os dados a serem usados para mala direta nas várias linhas e colunas.
Para o efeito, também podemos criar uma tabela simples, para tornar tudo o mais arrumado possível e facilitar a tarefa quando voltar ao Word.
Depois que o documento do Excel com dados flexíveis tiver sido criado e a planilha salva, vamos voltar ao documento do Word e, na barra lateral, vamos para a seção de seleção de dados para que possamos pressionar o botão Procurar .
Uma janela será aberta, onde simplesmente precisamos selecionar o documento do Excel criado anteriormente; depois disso, o programa nos perguntará se queremos usar a tabela atual ou se queremos selecionar manualmente os dados a serem usados.
Dessa forma, criaremos os destinatários da mala direta, que aparecerão na janela dedicada.
Tudo o que precisamos fazer é verificar a entrada de dados e, finalmente, clicar em OK .
Para concluir, teremos que clicar em Avançar na barra do lado direito, escolher o arranjo dos rótulos gerados pelos dados (cuidado para fazê-los coincidir com a parte que queremos que os dados flexíveis sejam preenchidos!), Pressione novamente em Avançar, verifique os envelopes um por um, as letras ou etiquetas geradas pelo Word e finalmente impressas na última tela com a tecla Imprimir (depois de pressionar pela última vez em Avançar ).
Se não estivermos satisfeitos com o resultado, também podemos editar as etiquetas, cartas ou envelopes individuais criados usando o botão Editar etiquetas individuais, presente na última tela do assistente.
Como fazer mala direta no LibreOffice
Se não tivermos a possibilidade de usar o Microsoft Office em nosso computador, sempre podemos instalar o pacote gratuito do LibreOffice, com o qual podemos realizar a mala direta (chamada impressão serial aqui).Abrimos o programa LibreOffice Calc e inserimos todos os dados flexíveis a serem usados na impressão em série subsequente, tomando o cuidado de ordená-los em uma tabela.
Salve a planilha e abra o programa LibreOffice Writer, comece a escrever ou crie o modelo fixo a ser usado para mala direta, abra o menu Ferramentas e clique no item Assistente de impressão em série .
Nesta tela, podemos escolher entre iniciar o documento já aberto ou carregar outro documento ou modelo baixado da Internet ; depois de fazer sua escolha, pressionamos o botão Avançar, selecionamos se queremos criar uma carta ou uma mensagem de e-mail e pressionamos o botão Avançar novamente para nos encontrar na tela mais importante, onde podemos inserir o bloco de endereços.
Agora clique em Selecionar lista de endereços e, na nova janela, clique em Adicionar para poder adicionar a planilha criada anteriormente com o Calc (especificamente a tabela dinâmica criada para classificar os dados).
Depois que os dados flexíveis forem carregados, pressione Outros para escolher o formato dos dados e selecione Combinar campos para poder escolher quais dados usar no formato escolhido.
Agora pressionamos OK, verificamos se todos os documentos gerados têm os dados que enviamos, depois pressionamos novamente em Avançar, escolhemos a forma mais adequada de saudação, pressionamos novamente em Avançar e ajustamos o layout dos dados no documento, para que possamos pré-visualize o resultado final.
Voltaremos ao documento do Writer, desta vez dividido em quantos documentos houver impressões a serem feitas (veremos uma nova barra de ferramentas sendo exibida na parte superior). Para iniciar o processo de impressão, basta pressionar o ícone Imprimir documentos compostos .
conclusões
A mala direta pode ser muito útil no escritório quando temos que enviar um único documento para várias pessoas e, na verdade, precisamos alterar apenas a mensagem de boas-vindas, o cabeçalho e os cumprimentos finais de cada um. Também pode ser muito útil em casa para fazer convites de casamento, convites especiais ou ingressos personalizados para cada hóspede: seguindo as etapas que ilustramos, poderemos mesclar usando o Word e o Excel (disponível como programas pagos) e o LibreOffice (disponível livre).Não sabemos como criar rótulos no Word "> Como criar rótulos no Word.
Se, em vez disso, tivermos que fazer uma fatura usando o Excel, convidamos você a ler nosso artigo Como criar uma fatura com o Excel, do zero, simples e personalizada .
Como leitura final, recomendamos que você dê uma olhada em Como imprimir cartões de visita com o Word ou LibreOffice, realmente útil se precisarmos de vários cartões de visita com dados fixos.
