O tempo passa, novos sistemas de comunicação nascem e morrem, mas o principal por mais de uma década sempre foi o mesmo, os e-mails. Hoje, no entanto, mesmo os serviços de recebimento de e-mails diferem entre os modernos e os inovadores, com opções para organizar e-mails de várias maneiras e os antiquados, idênticos aos de dez anos atrás, sem nenhuma melhoria.
Leia também: Os melhores sites de email gratuitos onde você pode criar um endereço de email
O Google Mail, chamado Gmail, é certamente o serviço de e-mail mais poderoso e completo de opções via Web; portanto, para quem tem dificuldade em gerenciar e-mails recebidos, neste artigo, veremos alguns truques importantes que você precisa conhecer para simplificar o gerenciamento. de novos e-mails recebidos .
É uma questão de configurar um sistema automatizado para arrumar o correio, pois, se você deixar essa tarefa em mãos do usuário, apesar de todos os esforços, inevitavelmente acabará perdendo a guerra por desordens.
Para automatizar a caixa de entrada do Gmail para que você não precise se preocupar com a perda de e-mails e mensagens importantes, siga estas 6 dicas, usando as funções internas do site de e-mail do google.
Este é um compêndio do guia completo do Gmail .
1) Use filtros e etiquetas para gerenciar automaticamente a recepção de mensagens recebidas .
Eu já havia conversado sobre isso no passado em um artigo geral do guia para criar filtros de email no Yahoo Mail, Hotmail e outros serviços de email, incluindo o Gmail.
Saber como criar filtros no Gmail é essencial para criar novos sempre que você receber uma nova mensagem na sua caixa de entrada que não seja catalogada automaticamente.
Portanto, se você tiver todas as mensagens recebidas listadas em ordem cronológica, mas sem nenhuma diferenciação, é hora de criar filtros e etiquetas para classificar o correio em várias pastas de acordo com o remetente, o assunto ou outros critérios.
Sendo marcadores, as mensagens não são realmente movidas da lista geral da caixa de entrada, mas simplesmente filtradas e diferenciadas no grupo, facilitando sua localização e pesquisa.
Os marcadores estão listados no lado esquerdo da página no menu do Gmail.
Quando você receber na sua caixa de entrada uma nova mensagem de email que não tenha um rótulo, abra-o ou selecione-o e pressione o botão de rótulo, o próximo ao botão " Outro " para criar um novo.
Idealmente, um rótulo deve ser aplicado a cada mensagem recorrente .
Por exemplo, um rótulo é aplicado às notificações do Facebook, outro rótulo é aplicado aos e-mails do boletim informativo da Navigaweb, outro para mensagens de trabalho e assim por diante.
Depois de criar o novo rótulo para uma mensagem, para garantir que todos os próximos itens semelhantes sejam automaticamente identificados da mesma maneira, abra o email, pressione o botão " Outro " e, na lista suspensa, clique em " Filtrar mensagens deste tipo ".
Dessa maneira, uma regra é criada de forma automática e rápida, pela qual todas as mensagens do mesmo endereço de email ou do rótulo criado são associadas.
O filtro pode ser modificado escolhendo um critério diferente, como, por exemplo, se ele contém uma palavra específica no assunto ou se não a contém ou se a mensagem tem um anexo ou não.
Em seguida, clique em " Criar filtro com esta pesquisa " e escolha a ação final que pode ser, de fato, para aplicar a essas mensagens um rótulo escolhido já existente ou novo.
No filtro, você também pode escolher várias ações simultâneas dentre as disponíveis; por exemplo, responda por padrão, ignore a mensagem, marque-a como já lida ou como importante.
Por exemplo, e-mails puramente informativos que não precisam ser abertos e lidos podem ser ignorados e arquivados, enquanto os de boletins automáticos podem ser marcados como já lidos e rotulados apenas para encontrá-los quando necessário.
Criar uma resposta padrão para todas as mensagens recebidas no Gmail de um determinado tipo pode ser a melhor maneira de aliviar a carga de trabalho quando ficar monótona ou de informar ao remetente que a mensagem foi recebida e será respondida em breve.
Depois de criar o filtro, é importante lembrar de colocar a cruz na opção Aplicar filtro também nas mensagens correspondentes para garantir que a regra seja retroativa e também se aplique às mensagens já recebidas no passado.
ATUALIZAÇÃO: o e-mail no Gmail agora está organizado em guias e categorias especiais
2) Enviar ou receber anexos no Gmail com Skydrive, Dropbox, Box e Google Drive é uma ótima maneira de impedir que os anexos ocupem muito espaço no Gmail.
Além disso, sem instalar plug-ins, como visto nas notícias de dezembro, com o Gmail você pode enviar arquivos anexados de até 10 GB.
3) Converta emails em atividades da agenda
Uma das coisas mais interessantes sobre o Gmail é sua integração com o Google Tasts e o Google Calendar.
Se você abrir um email, clicando no menu Mais na parte superior, poderá optar por criar uma atividade vinculada à mensagem selecionada .
Infelizmente, você não pode automatizar a criação de atividades agendadas com base em emails, mas sempre pode criar um filtro e atribuir o rótulo "atividades possíveis" às novas mensagens recebidas.
Leia também: Guia do Google Tasks para criar listas de atividades, eventos e compromissos on-line
4) Distinga as mensagens recebidas com base no endereço de email de recebimento .
É importante observar que o filtro no Gmail também pode ser usado distinguindo as mensagens recebidas com base no endereço de email para o qual o email foi enviado.
Esse tipo de filtro é útil, por exemplo, se você estiver usando o Gmail como um site onde também poderá receber mensagens de outras caixas de correio.
Melhor ainda, você pode usar esta opção de filtro com aliases do Gmail .
Para um endereço do Gmail, existem infinitos aliases .
Por exemplo, se o endereço de email foi , os aliases são
Por exemplo, pode ser indicado como endereço do Facebook ou como endereço comercial .
Em outros artigos, outros truques para manter sua caixa de entrada limpa e organizada :
- Cancele a inscrição em boletins e e-mails automáticos
- Filtros automáticos para atualizações sociais, alertas e boletins
- Guia avançado de pesquisa de e-mail no Gmail
