O Microsoft Outlook é o programa mais usado e famoso do mundo para gerenciar emails no seu computador, mesmo que seja um programa incluído no pacote Office. O Outlook é vital em muitas organizações, não apenas pelos recursos óbvios de gerenciamento de email, mas também pelo calendário, tarefas e funções do catálogo de endereços.
Para as empresas, a conveniência é conectar o Outlook a um servidor Exchange para que todos possam compartilhar o mesmo catálogo de endereços e calendários, tornando-se uma excelente ferramenta para colaboração em nível corporativo.
Para uso doméstico, o Outlook é usado principalmente para baixar e-mails para o seu PC e armazená-lo fora da Internet, mas embora a maioria das pessoas certamente não use um servidor Exchange em casa e provavelmente nem saiba o que é características, as funções do Outlook o tornam uma poderosa ferramenta de gerenciamento de atividades também para uso pessoal e não profissional, para ler e-mails, seguir compromissos, organizar catálogos de endereços e muito mais.
Neste guia, fazemos um curso conciso e concentrado sobre como usar o Microsoft Outlook (adotando sua versão mais recente, o Outlook 2013 ) para aprender suas principais funções e configurá-lo com cada conta de email .
Qualquer pessoa que possua programas do Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint etc.) também possui o Outlook no computador e pode abri-lo para um primeiro acesso.
Sendo um produto da série Office, você encontrará uma interface familiar, um pouco semelhante à do Word, mesmo que ela sirva para algo completamente diferente.
A exibição padrão do Outlook é a caixa de entrada, na parte superior há a faixa de opções, oculta para economizar espaço na tela.
Para ver e ocultar rapidamente a fita, basta pressionar as teclas CTRL - F1 .
Você pode bloquear a barra pressionando a tachinha que serve para consertá-la e não ocultá-la mais.
A fita facilita encontrar os botões para ativar as funções e usar as ferramentas do programa.
A guia Início possui botões diferentes, dependendo do modo e da tela em que você está.
Na tela principal, existem opções para correio.
Ao longo da borda esquerda do Outlook, existem pastas, enquanto na parte inferior deste painel estão os modos do Outlook: Caixa de entrada, Calendário, Pessoas, Tarefas e assim por diante.
Ao clicar na seta na parte superior do painel de navegação, ela se expande no painel para ver a estrutura de pastas da conta de email.
Clique nos três pontos para acessar os modos adicionais do Outlook: notas, pastas e atalhos do Outlook.
Nas "Opções de navegação", você pode alterar a ordem em que os diferentes elementos aparecem e desativar a navegação compacta se estiver usando um monitor grande.
A guia Enviar / Receber diz respeito especificamente às funções da caixa de entrada, mas também aparece em outros modos (calendário, tarefas, etc.), mesmo que eles não tenham a mesma funcionalidade.
Dependendo do tipo de protocolo de email que você está usando (IMAP ou POP), você poderá ou não conseguir baixar apenas os cabeçalhos das mensagens, marcar ou desmarcar as mensagens a serem baixadas e outras funções (disponíveis apenas com o Protocolo IMAP, sempre recomendado)
A guia pasta permite gerenciar as pastas da sua conta de correio, criar novas, escolher as regras para arquivamento automático de e-mails antigos e outras propriedades.
No modo de calendário, não há pastas e, nesse menu, os calendários podem ser copiados ou movidos.
A estrutura das pastas é essencial para gerenciar o correio e mantê-lo organizado, para não perder mensagens importantes e encontrar o correio com mais facilidade.
Em outro artigo, vimos como criar regras e filtros de email no Microsoft Outlook para organizar emails em pastas .
As opções de exibição contêm as funções essenciais para ocultar ou mostrar algumas informações e elementos da interface do Outlook, entre os quais também há lembretes .
No modo de calendário, é possível alterar a maneira como você vê os dias, com a exibição mensal, semanal ou diária e a cor.
As opções na faixa de opções da fita, conforme mencionado acima, mudam dependendo de onde você está localizado.
Se você estiver escrevendo um novo e-mail, encontrará todos os botões para formatar o texto, adicionar anexos, imagens, etiquetas etc.
A guia Inserir está presente em todas as seções do Outlook e permite alterar o conteúdo de mensagens, atividades e eventos do calendário.
No caso de e-mails, existe um botão para as Opções, onde são encontradas a escolha do tema, cores, fontes e efeitos, o CCN (cópia oculta para ocultar os destinatários do e-mail) e o pedido de confirmação de lendo o email.
A guia Revisão contém as funções automáticas de correção ortográfica e gramatical, úteis para não cometer erros ao escrever e-mails.
Você também pode traduzir as mensagens enviadas para outros idiomas.
Vamos agora configurar uma conta de email que pode ser automática ou manual
Na primeira vez em que você inicia o Outlook, você é solicitado a configurar uma conta, que também pode ser ignorada inicialmente e adicionada posteriormente.
Na verdade, você pode usar o Outlook sem uma conta nos modos de calendário, tarefas e notas.
Como, no entanto, é um programa projetado principalmente para o gerenciamento de e-mail, vale a pena adicionar uma conta imediatamente, tentando a configuração automática, onde você só precisa digitar o nome de usuário e a senha que você usa para acessar sua caixa de entrada.
Se a configuração automática não funcionar (certamente funciona com os endereços do Hotmail e do Outlook.com, mas não se diz que funcione com outros fornecedores), você deve prosseguir com a configuração manual .
Para adicionar uma conta ao Outlook, você precisa ir para a guia Arquivo na faixa de opções e seguir o procedimento de configuração manual.
Na configuração manual, a primeira opção é usar uma conta POP ou IMAP (ou uma conta do Exchange se você configurar o Outlook em um escritório)
Já vimos em outro artigo as diferenças entre IMAP e POP que, sinteticamente, são:
- POP ou Post Office Protocol é o protocolo mais antigo usado para baixar e-mails no computador.
- O IMAP permite copiar a estrutura de pastas do web mail e sincronizar as mensagens sem que elas desapareçam do servidor de email, com opções para baixar apenas os cabeçalhos da mensagem, sem encher o computador com milhares de emails e anexos.
Se possível, sempre escolha IMAP.
Você pode consultar o guia sobre como adicionar uma conta do Yahoo Mail ao Outlook alterando os parâmetros de acordo com o seu provedor de email.
Em outro artigo, também expliquei passo a passo como configurar o Microsoft Outlook com GMail para receber e enviar email do PC.
No Outlook, você pode adicionar e gerenciar quantas contas de email desejar.
Se você usar várias contas de email, como uma pessoal e outra para o trabalho, um cliente de email como o Outlook pode realmente fazer a diferença e permitir que você conecte compromissos e tarefas do calendário para gerenciar sua vida de uma maneira completa.
Após adicionar duas contas, você pode escolher a conta que deseja configurar no seletor suspenso na parte superior da página Informações da conta na guia Arquivo .
Nas " Configurações da conta ", você pode criar uma nova conta, reparar uma já adicionada, removê-la, definir sua favorita e alterar outras configurações.
Gerenciamento do catálogo de endereços e adição de contatos no Outlook
Para gerenciar os contatos do seu catálogo de endereços, abra o modo Pessoas na guia Início e adicione endereços e outros detalhes na interface principal.
No entanto, é quase certamente necessário importar o catálogo de endereços do Google, Yahoo ou qualquer outra conta que você esteja usando.
Você precisará exportar os contatos desse catálogo de endereços e importá-los para o Outlook.
Normalmente, esse seria um trabalho fácil, se não fosse para cada conta usando seus próprios formatos e pudesse haver complicações.
A maneira mais fácil é sincronizar seu catálogo de endereços entre o Gmail e o Outlook e importar seus contatos.
Caso contrário, você precisará usar os vCards, conforme explicado no guia sobre como importar arquivos vCard (vcf) nos contatos do Windows e no Microsoft Outlook.
Para explorar os recursos mais avançados do Microsoft Outlook, vimos em outros artigos:
- Se você possui vários computadores para consultar email, mas não pode usar um servidor Exchange, em outro artigo, vimos como sincronizar o Microsoft Outlook em vários computadores .
- Desative a resposta a todos e encaminhe o email nas mensagens enviadas com o Outlook
- Atraso em um email para um envio agendado
- Como atrasar um email para um envio agendado
Por fim, se você não possui o Outlook e está procurando um programa gratuito semelhante, consulte a lista dos melhores clientes de email alternativos para o Microsoft Outlook para ler emails do seu PC
