Todos, mais cedo ou mais tarde, terão que lidar com planilhas, uma das ferramentas mais complexas e poderosas que podem ser usadas em um computador no local de trabalho. Este artigo não pretende ser um guia para iniciantes em planilhas, mas pretende destacar quatro tipos de atividades que você precisa saber como realizar, para ser bom em programas como o Excel. O Microsoft Excel é certamente o programa mais usado no mundo para criar tabelas e planilhas, mas as mesmas funções também estão disponíveis em pacotes gratuitos, como o LibreOffice e o Google Docs.
Para ter sucesso no trabalho de escritório, ou pelo menos para facilitar a vida e promover-se melhor na contratação de entrevistas, você deve se tornar bom em usar o Excel (ou um programa equivalente , como o LibreOffice e o Google Docs ) e ser capaz de realizar pelo menos as 4 atividades a seguir .
Leia também: Como fazer cálculos no Excel
1) Insira os dados rapidamente usando formulários ou formulários
A entrada de dados em uma planilha é o ponto de partida de qualquer análise de tabela. Todos os iniciantes do Excel gravam dados manualmente nas células, mas seriam muito mais rápidos para usar um formulário.O formulário é um formulário auto-guiado para entrada rápida de dados nas células, para gravar e pressionar Enter para ir para a próxima célula .
No Excel 2013, o botão do formulário estava um pouco oculto.
Para encontrá-lo, você deve pressionar a faixa de opções na parte superior e escolher personalizá-la para adicionar o botão de módulos.
Em outras versões do Excel, pressione a tecla Office, vá para Opções do Excel e personalize adicionando o formulário.
Depois de pressionar o botão Formulário, você pode criar um formulário (ou um modelo ou uma máscara de entrada de dados) escrevendo os títulos das colunas.
No LibreOffice Calc, você pode inserir dados com o formulário pressionando no menu Dados-> Formulário .
Antes de usar o formulário, preciso criar os cabeçalhos das colunas para que a compilação se torne guiada e rápida.
No Google Drive (Google Docs), os formulários são um objeto em si que permitem criar pesquisas de várias respostas para compartilhar on-line.
Você pode criar um formulário no botão Criar ou inseri-lo (com o menu Inserir ) em uma planilha.
Páginas de ajuda em italiano:
- Para Libreoffice Calc
- Office Excel
- Planilha do Google
2) Realize cálculos com funções e fórmulas
Depois que os dados são inseridos nas células, é provável que seja necessária uma operação ou cálculo.
As funções e fórmulas devem ser escritas na caixa de texto acima e permitir que você manipule os dados de uma planilha, realize operações matemáticas simples, adicione números em uma coluna, média ou trabalhe com objetos do mundo real, como datas ou o dinheiro.
Todos os programas de cálculo têm seu próprio conjunto de funções, com algumas diferenças.
Essas páginas em italiano contêm todas as fórmulas que podem ser executadas no Excel, LibreOffice Calc e Google Drive.
Conhecer todos de cor é impossível, mas é essencial saber o que você mais usa e o que precisa para o seu trabalho.
Por exemplo, algumas operações básicas são:
- A soma dos números nas células: = SUM (A1; B1) adiciona dois números, enquanto = SUM (A1: A5) é a soma de todas as células de A1 a A5.
- = MÉDIA (A1; B1) é a média de dois números; = MÉDIA (A1: A10) é a média dos números A1 a A10.
Cada fórmula também pode ser encontrada no menu Inserir - Fórmula .
Você também pode combinar duas funções e criar uma fórmula como, por exemplo, = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0) para arredondar as casas decimais da soma dos números A1 a A10.
Nas funções, leia: Como usar fórmulas para contar com o Excel (COUNT e SUM)
3) Classifique os dados com filtros e tabelas dinâmicas
Depois de inserir os dados brutos e executar todos os cálculos usando as funções e fórmulas, você precisa criar maneiras diferentes de visualizá-los.
Você pode classificar uma série de dados por coluna: pressione CTRL-A para selecionar a planilha inteira, vá para a guia Dados da faixa de opções, pressione " Classificar " e escolha a coluna e o critério que pode ser, por exemplo, por número ordem.
Sempre no menu Dados, você também pode inserir Filtros, por exemplo, para excluir elementos duplicados.
As tabelas dinâmicas são filtros avançados usados para filtrar grandes listas de dados que, de outra forma, seriam impossíveis de ler.
As tabelas dinâmicas permitem coletar alguns dados para resumir e ver apenas alguns deles, ocultando o restante.
No Excel, você cria a tabela dinâmica no menu Inserir, enquanto no LibreOffice Calc, no menu Dados.
Para saber mais, existem guias em italiano para:
- filtrar dados no Excel
- Tabelas dinâmicas no Libreoffice
- tabelas dinâmicas no Google Drive.
4) Crie macros para tarefas repetitivas
Trabalhar com o Excel pode ser muito chato, porque muitas vezes envolve tarefas repetitivas.
Para evitar fazer o mesmo trabalho todos os dias, você pode criar uma macro e registrar o que faz para que o computador possa fazer isso sozinho.
As macros são um ponto forte do Excel, enquanto no Libreoffice você precisa ter cuidado, pois algumas macros podem não ser compatíveis com o Microsoft Office.
No Excel, LibreOffice e Google Drive, é possível criar macros mais complexas com scripts de programação que exigiriam algum estudo.
Aqui estão alguns recursos para começar:
- Excel: trabalhando com macros
- Macro do Excel (em inglês)
- LibreOffice: Primeiros passos com macros
- Google Drive: visão geral do script do Google Apps (somente em inglês).
Todos esses recursos são apenas a ponta do iceberg do Excel e de outros programas. O uso de planilhas é outro profissionalismo e uma disciplina na qual você pode mergulhar profundamente.
Leia também: 6 funções mais úteis do Excel para filtrar dados e ver gráficos
