Quem trabalha com email pode ter a necessidade de impedir que os destinatários de um email enviado a várias pessoas tenham a possibilidade de encaminhar ou responder a todos, ou seja, não podem encaminhar a mensagem a outras pessoas ou responder a todos aqueles copiados. Essa funcionalidade existe apenas no cliente de email do Microsoft Outlook, 2003, 2007 e 2010 .
A proteção dos emails enviados impede que o destinatário de uma mensagem copie, imprima ou encaminhe esse email.
Os motivos para usar essa configuração podem estar relacionados à confidencialidade das informações presentes na mensagem ou ao desejo de impedir que alguém responda a um email do grupo.
Para evitar a resposta para todos, existem dois modos, um com configuração manual e outro com um plug-in para o programa.
A proteção não será absoluta, apenas poderá ser um impedimento porque, se esse email protegido for aberto com outros clientes de email que não sejam o Microsoft Outlook, a proteção será ineficaz.
No entanto, em organizações e escritórios em que o correio só pode ser lido com o Outlook, é mais difícil contornar essa proteção.
O método manual para desativar "Responder a todos e" Encaminhar " é descrito passo a passo na página de ajuda do Microsoft Outlook .
A criação do módulo de proteção é muito simples e pode ser feita de uma vez por todas, com a possibilidade de configurar ou não o bloqueio conforme o Email.
Se preferir, você pode usar um plug - in para Exchange e Outlook (apenas 2007 e 2010) que desativa a resposta a todos e o encaminhamento de um email enviado.
O plugin NoReplyAll (gratuito) pode ser baixado e instalado no computador usado para enviar mensagens de email.
Ao reabrir o Outlook e redigir uma nova mensagem após instalar esta extensão, você verá dois novos botões, no menu superior, com os quais você pode desativar a funcionalidade de encaminhamento para outras pessoas.
Ao tentar enviar esse email para si mesmo, protegido por Responder a todos, você notará que, reabrindo a mensagem recebida, os botões para encaminhar a mensagem e responder aos destinatários que estão copiando para o email estão desativados.
A resposta ao remetente obviamente permanece possível.
Se o usuário tentar encaminhar ou responder a todos no menu rápido do Outlook (que não está desabilitado), será aberto um aviso de que a funcionalidade não está disponível.
Se o destinatário do email não usar o Microsoft Exchange ou o Outlook e tentar responder a todos, mesmo que não esteja desativado, os outros destinatários não serão copiados automaticamente, os quais deverão ser selecionados manualmente, se necessário.
Como um recurso adicional, no menu de configuração deste plug-in ( Ferramentas -> Opções ), é possível listar alguns termos-chave para receber avisos ao enviar uma mensagem sem anexo.
Um método mais eficaz para proteger a confidencialidade dos emails enviados pelo Outlook é o plug-in BCCThis, que permite enviar mensagens privadas da CCN anexadas ao email, visíveis apenas para alguns.
