Esta não é uma resposta automática, é simples, está nas opções de qualquer serviço ou programa de e-mail e pode ser configurada com filtros, no mdo que, dependendo do remetente e do assunto, já é respondido de uma certa maneira pré-configurado. Nesse caso, é uma questão de criar modelos de mensagens para serem usados como respostas predefinidas, mas variáveis.
A área é certamente a mais funcional, onde talvez você receba e-mails de confirmação ou solicite trabalhos ou tarefas dos centros de suporte, sempre usando a mesma fórmula formal .
O software que cria modelos de mensagem ou "fac-símiles" pode ser uma alternativa muito vantajosa para evitar a reescrita das mesmas coisas todas as vezes, para automatizar o processo de gravação de mensagens .
Normalmente, para essas operações, prepara-se um arquivo de texto que funciona como um fax, no qual apenas o nome do destinatário e talvez alguns outros dados são alterados.
Nesse caso, é obtido um gerador de fax que pode atingir até um nível muito profundo de detalhes.
Por exemplo, você pode adicionar diferentes apresentações, diferentes fórmulas de cortesia, diferentes formas de saudação e assim por diante, para serem usadas dependendo do destinatário da mensagem ou do assunto.
Uma carta pode ser gerada simplesmente selecionando os pontos pré-escritos e adaptando-os para o caso específico .
Uma vez criado, o programa permite montá-los com uma interface simples composta por caixas de controle e caixas de rádio.
O programa Form Letter Machine ajuda, portanto, a escrever cartas e e-mails, misturando notas já escritas.
É útil para pessoas que precisam enviar e-mails semelhantes regularmente, que incluem componentes diferentes em diferentes circunstâncias.
Dessa forma, é possível compor uma mensagem fazendo uma colagem entre várias partes do texto e entre parágrafos já escritos, cada um personalizado para um tipo específico de resposta.
O programa é inicialmente em inglês, mas oferece a possibilidade de personalizar tudo, indo para o item de menu " Editar árvore de configuração ".
A partir daqui, você pode definir as várias categorias para organizar diferentes tipos e fórmulas "fac-símiles", indicando quando e com que finalidade eles devem ser usados.
É praticamente como criar procedimentos de escrita guiados, para si ou para apoiar o treinamento de outras pessoas.
Uma visualização da mensagem pode ser vista em tempo real no centro da janela e permite ver como ela é composta.
Para uso mais avançado, o programa também suporta variáveis definidas pelo usuário, para que você possa personalizar rapidamente o modelo com um nome ou outros dados específicos.
Entre as variáveis pré-configuradas, estão as temporais, data, mês, dia, hora, ano e assim por diante, baseadas no relógio do computador.
Por exemplo, se você olhar a mensagem de exemplo que aparece na primeira vez em que abre o programa, notará o incipit com "Dear% Name%" escrito nele.
Na parte superior, você pode alterar a variável Name para o nome a ser realmente usado.
Após a configuração da mensagem, basta pressionar o botão "Copiar para a área de transferência" na parte inferior e, em seguida, abra o seu cliente de email e cole o texto copiado.
O Form Letter Machine é um programa gratuito para Windows, muito simples, adequado para quem trabalha muito com e-mails e para uso profissional.
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