Um dos terrores mais frequentes quando fazemos documentos com o pacote Office é a perda de todo o trabalho realizado até o momento devido a um repentino apagão de energia ou a um erro do Windows, com uma reinicialização forçada. Esses cenários são cada vez menos frequentes, mas podemos proteger o trabalho realizado programando o Word, Excel e PowerPoint para salvar automaticamente o documento enquanto ainda o fazemos: agindo dessa maneira, na pior das hipóteses, perderemos apenas os últimos momentos antes do problema ou blackout. Neste guia, mostraremos como ativar o salvamento automático de arquivos no Word, Excel e PowerPoint, para proteger sempre o trabalho realizado no escritório ou em casa; se isso não for suficiente (corremos o risco de corrupção de arquivos), também mostraremos como usar o histórico do arquivo para restaurar uma revisão antiga do arquivo, para que você possa sempre recomeçar em um bom momento e evitar ter que recomeçar novamente.
Leia também -> Recupere documentos do Word e arquivos do Excel danificados, corrompidos ou perdidos
1) Salvamento automático no Office 365
Se tivermos uma cópia de assinatura do Office 365, o salvamento automático estará disponível ao carregar o arquivo diretamente no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint Online (para empresas): dessa maneira, os vários programas do Office usados sincronizarão todas as alterações feitas no arquivos (em intervalos de alguns segundos), para que você nunca precise se preocupar com problemas. Primeiro, portanto, habilitamos o cliente OneDrive em nosso PC com Windows 10, procurando seu ícone no canto inferior direito ou procurando o item OneDrive no menu Iniciar.
Se temos versões anteriores do Windows ou usamos um Mac, baixamos o OneDrive.
Depois que a pasta sincronizada do OneDrive for ativada, vamos para o programa do Office a ser usado, comece a escrever o documento ( Novo ) e clique em Arquivo -> Salvar na parte superior e selecione OneDrive -> Pasta pessoal como o caminho. O arquivo será salvo imediatamente na nuvem e, na parte superior da janela, veremos o botão Salvar automaticamente.
Em outro artigo, o guia para sincronizar pastas no Onedrive.
Com o botão ativo, não precisaremos mais nos preocupar em economizar em intervalos de tempo, pois tudo está sincronizado com a nuvem (obviamente deve haver uma conexão com a Internet). Se quisermos restaurar uma versão antiga do arquivo, basta clicar no botão salvo no OneDrive no canto superior direito e usar o menu Exibir todas as versões .
Dessa forma, podemos salvar e restaurar automaticamente, se necessário, mesmo em caso de problemas com o PC (sempre podemos continuar o trabalho em outro PC configurado com nossa conta do Office 365).
Se ainda não tivermos o Office 365, podemos assinar uma assinatura de serviço a partir daqui -> Compre o Office 365.
Também está disponível uma avaliação de 1 mês para o pacote básico, para que você possa avaliar todas as vantagens de ter uma assinatura do Office em vez de comprar o conjunto inteiro para produção offline.
2) Salvamento automático em versões offline do Office
Se não tivermos o Office 365, mas uma versão de venda gratuita (com a licença clássica de validade indefinida), o salvamento automático na nuvem não estará disponível, mas sempre podemos adotar o salvamento automático para arquivos offline .
Nesse caso, usaremos o sistema de revisão integrado no Office, para que possamos salvar alterações que não são salvas manualmente em intervalos mais curtos (lembramos que basta pressionar CTRL + B no teclado para salvar imediatamente o progresso realizado).
Para habilitar o salvamento automático em versões de varejo do Office, abrimos qualquer documento com os programas do Office, clique em Arquivo na parte superior e vá para Opções -> Salvar caminho.
Nesta janela, garantimos que a extensão dos arquivos mais recentes do escritório seja indicada (por exemplo, docx, xlsx etc.), marcamos a caixa de seleção em Salvar informações de salvamento automático a cada, definimos um intervalo de 1 minuto (o mínimo que podemos definir) e também habilitamos o item Manter a versão mais recente restaurada automaticamente se fechar sem salvar .
As informações de salvamento automático serão salvas no caminho indicado no campo Caminho do arquivo de salvamento automático, que também pode ser uma pasta de qualquer nuvem (se tivermos sincronizado o OneDrive ou o Google Drive, podemos apontar as alterações para lá e, assim, ter um backup contínuo).
Para restaurar arquivos após um blecaute ou um erro do sistema, basta abrir o Office novamente e usar a ferramenta de recuperação de arquivos, que será utilizada no backup que configuramos anteriormente. Infelizmente, este sistema salva apenas as alterações feitas a cada minuto: se formos muito rápidos por escrito, um minuto que falta pode explodir muitos documentos no momento da recuperação.
3) Como usar o histórico de arquivos do Windows
Se quisermos um sistema de backup adicional, para que também possamos recuperar arquivos danificados por erros, reinicializações repentinas ou malware, podemos confiar no sistema de resgate chamado Histórico de Arquivos, presente no Windows 10 (mas também nas versões anteriores do sistema operacional ).
Para ativar o Histórico de arquivos no Windows, abra o menu Iniciar na parte inferior esquerda, procure as configurações de backup e abra o primeiro item que aparecerá na parte superior; no novo menu, configuramos uma unidade de backup (um pendrive, um disco rígido externo ou qualquer recurso de rede) clicando em Adicionar uma unidade .
Após adicionar o caminho do backup, clique em Mais opções, selecione A cada 10 minutos no menu Fazer backup de arquivos e, finalmente, adicione a pasta de backup (onde salvamos os arquivos do Office) clicando no botão Adicionar uma pasta .
O sistema fará backup automaticamente a cada 10 minutos, para que você sempre tenha uma cópia dos nossos documentos do Office em um disco separado. Para saber mais sobre os sistemas de backup, convidamos você a ler o guia abaixo.
Leia também -> Faça backup de pastas do usuário para salvar dados pessoais no Windows
