O Excel é uma ferramenta de trabalho indispensável para qualquer escritório, pois pode processar qualquer tipo de dados e apresentá-los de forma agregada, para que possam ser estudados sem dificuldade. Quem já usou o Excel e conhece o programa, já sabe que não é tão simples manipular as muitas fórmulas e atalhos para gerenciamento de dados e que é muito fácil cometer erros.
Neste artigo, vemos 7 truques bastante simples do Excel, que podem ser usados por quem trabalha com este programa para economizar tempo, para causar uma boa impressão e impressionar o gerente do escritório ou qualquer pessoa nas apresentações de dados com gráficos e cálculos que possam parecer, para aqueles que pareça muito elaborado, como um verdadeiro especialista .
Essa série de truques vem do site MicrosoftTraining.net, que os publica na forma de um infográfico.
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1) Preenchimento automático de células
Por exemplo, se você precisar gravar dados repetidos, poderá usar o comando Visualizar no Excel 2013 e versões posteriores para concluir automaticamente o conteúdo de uma célula.
Por exemplo, se você tiver uma coluna de endereços de email composta por name.surname, crie uma nova coluna Name, escreva a primeira e use a função Preview Tips para preencher todas as outras células.
Para fazer isso primeiro, basta pressionar o atalho CTRL-E .
2) Tabelas dinâmicas
Uma das ferramentas do Excel mais importantes e poderosas é a das tabelas dinâmicas, para resumir facilmente grandes quantidades de dados sem escrever nenhuma fórmula.
Para usá-lo, basta ir ao menu Inserir, inserir a tabela Dinâmica e selecionar os dados a serem analisados.
No site do Office, você encontrará o guia completo para tabelas dinâmicas.
Essa é certamente uma dessas etapas essenciais para melhorar as planilhas e o Excel .
3) Pesquisa objetiva
Se você já sabe qual é o resultado de um cálculo e precisa gerar os dados para obtê-lo, use a função Pesquisa de Meta do Excel 2013 e 2015.
A ferramenta está localizada em Dados -> Ferramentas de dados (Excel 2013) ou Previsão (Excel 2016)> Análise de simulação > Pesquisa de meta .
Na caixa Célula, selecione a célula com a fórmula a ser determinada; na caixa Valor, escreva o resultado a ser obtido; na caixa Alterando a célula, escreva o número da célula que deve variar.
Um exemplo de como usar esse truque está no guia do Office.
4) Formatação condicional
Se você estiver verificando uma tabela com o chefe ou outra pessoa, é conveniente destacar os resultados ou valores importantes em uma cor diferente.
Em seguida, selecione uma série de células e escolha a formatação condicional no menu Início, escolhendo uma das opções gráficas fornecidas.
Em seguida, você pode solicitar ao Excel que destaque valores maiores que 10 ou menores que 100 ou o que quiser.
Também para esta ferramenta, você pode ler o exemplo do guia do Office para entender como usá-lo.
5) Indexar e comparar
Em outro artigo, descrevi, entre as funções mais úteis do Excel para filtrar dados e visualizar gráficos, como usar a função Search.vert, que permite pesquisar dados apenas na primeira coluna da tabela.
Se, por outro lado, você deseja filtrar dados em toda a tabela, deve usar as fórmulas INDEX e COMPARE, que permitem encontrar a linha e a coluna em que um determinado valor é encontrado.
Um exemplo de uso ainda está no guia do Office.
6) Gráfico em cascata
Este tipo de gráfico é um dos mais utilizados para mostrar dados estatísticos e financeiros.
O gráfico em cascata é predefinido apenas no Excel 2016, onde pode ser selecionado diretamente no menu Inserir .
No site Terzaghi, você pode baixar um arquivo de exemplo de um gráfico em cascata para o Excel 2013.
7) Previsão
A ferramenta Previsão permite gerar dados futuros a partir de dados anteriores.
As margens de erro e a sazonalidade podem ser calculadas.
No Excel 2016 (consulte o guia), a função Previsão está no menu Dados e é automática.
No Excel 2013, você deve usar a fórmula PREVISÃO, e é bastante trabalhosa.
Refiro-me ao guia oficial do escritório para sua criação.
Leia também: Fórmulas do Excel para contar números e células (COUNT e SUM)
