No trabalho de escritório, existem dois programas que são mais utilizados: Word e Excel. Ser bom com esses dois programas não significa nem tirar uma licença européia, que é um certificado sem significado prático, nem saber como usar todas as opções dos programas do Office.
O importante é saber como usar algumas das principais funções de redação de documentos e trabalho com planilhas, para ser rápido e capaz nas operações diárias mais frequentes.
Aqui estão quatro operações básicas que você pode fazer com o Word e o Excel, que integram outros guias já escritos neste blog.
1) Já explicamos, em relação ao Excel, quatro coisas a serem feitas para melhorar as planilhas .
Nesta ocasião, alimentamos o artigo falando sobre o preenchimento automático das células, uma operação importante a ser conhecida para funcionar em todos os níveis.
Para usar o preenchimento automático, basta digitar um número em uma célula e o seguinte imediatamente abaixo.
Em seguida, pressione o mouse no canto da segunda célula, onde há um pequeno quadrado realçado, e arraste para baixo mantendo pressionado para ver que as outras células se enchem de números sequenciais.
As sequências podem ser números, datas ou fórmulas ainda mais complexas.
Por exemplo, se você tiver várias colunas de números, poderá calcular a média de todos os valores dessa coluna escrevendo a fórmula relativa na célula inferior.
Para calcular a média dos números das outras colunas agora, basta usar o sistema de preenchimento automático, arrastando o quadrado nas células vazias ao lado para fazer o mesmo cálculo na parte inferior da outra coluna.
Ao soltar o mouse após arrastar o canto da coluna preenchida para as vazias, você terá a média dos números de cada célula.
Para saber mais sobre o preenchimento automático do Excel, você pode ler o guia completo do site da Microsoft.
2) Gerencie dados com facilidade com a tabela dinâmica
Também vale lembrar como são feitas as tabelas dinâmicas, que são absolutamente indispensáveis no Excel.
A tabela dinâmica está acessível no menu " Inserir ".
Se você clicar no ícone da tabela dinâmica depois de destacar uma tabela de dados inteira (incluindo os cabeçalhos), a ferramenta analisará os dados e os levará para uma nova planilha onde você pode manipular as colunas de várias maneiras.
Torna-se possível selecionar as colunas de dados a serem analisadas e escolher como manipulá-las, por exemplo, para calcular a média.
O uso de uma tabela dinâmica economiza muito tempo para que você possa usar as funções automaticamente.
3) Agora vamos para o Microsoft Word, o programa mais usado no mundo para escrever documentos.
Escrever não é difícil, mas formatar o texto e renderizá-lo de uma certa maneira na folha pode deixá-lo louco.
Há duas coisas que você precisa fazer com o Word: o gerenciamento de cabeçalhos, o layout da página e a formatação do texto.
Os títulos são importantes para tornar os títulos dos parágrafos iguais no documento.
A criação de cabeçalhos no Word é importante para não ser necessário refazê-los sempre para cada novo documento.
Os cabeçalhos podem ser formatados no menu "Inserir", escolhendo o ícone "Cabeçalho".
Usando cabeçalhos, você pode editar todas as páginas de um documento de uma só vez.
Esta página de ajuda explica como inserir cabeçalhos e rodapés de documentos.
4) Gerenciamento de layout de página
Outra coisa que toda pessoa que trabalha com o Word precisa saber é como configurar e visualizar o formato de uma página em um documento.
Algumas das ferramentas relacionadas ao layout da página estão no menu " Inserir ".
A partir daqui, você pode adicionar "Números de página" para automatizar e gerenciar a numeração de páginas.
No menu " Layout da página", existem várias opções de formatação, para gerenciar as margens automaticamente.
As opções de borda da página, por outro lado, permitem alterar manualmente as margens do documento para a esquerda e para a direita.
Em relação ao Word, refiro-me a outros dois guias deste blog sobre as noções essenciais a serem conhecidas e as operações mais importantes para poder usar:
- 5 funções úteis para usar o Word de maneira profissional e rápida
- Guia de formatação de texto do Word: estilos, seções e parágrafos
