Qualquer pessoa que trabalhe ou trabalhe em uma empresa ou para um projeto de consultoria de qualquer tipo, poderá ser delegada para escrever as atas das reuniões . Normalmente, essa tarefa é atribuída ao mais novo, mas não é dito que mesmo o consultor ou gerente de projeto mais experiente possa ter essa necessidade.
Toda vez que uma reunião ocorre, é necessário manter uma documentação precisa do que foi discutido e decidido, indicando quais ações serão tomadas nos próximos dias.
Uma vez (bem, ainda hoje) as atas foram escritas com caneta e papel, depois foram copiadas em uma boa cópia para o computador para compartilhá-las com todos os participantes da reunião.
Hoje, o consultor ou o funcionário moderno escreve a ata diretamente no computador, ou melhor, em um iPad com tela sensível ao toque.
Para esse fim, surgiu um aplicativo da Web muito útil que torna a redação das minutas mais profissional, rápida e clara .
O Minutes.io é um site gratuito com uma interface criada para escrever atas das reuniões e compartilhá-las facilmente com outras pessoas .
O aplicativo é realmente simples e fornece uma folha de texto bem formatada com alguns campos onde você pode escrever os participantes da reunião, a data e o local em que é realizada.
Você pode alterar o título e escrever o dia da semana em italiano da forma que desejar.
Sob o cabeçalho, há uma espécie de tabela em que você pode escrever a ata na forma de uma programação organizada e clara.
Para cada item do relatório, o tipo pode ser especificado no primeiro campo: se é algo decidido, se é algo a ser feito, se é informação ou se é uma ideia.
O segundo campo é onde descrever o que é dito, decidido ou votado.
À direita, você pode escrever, para cada item da agenda que compõe a ata, o nome da pessoa que interveio ou que votou e, possivelmente, a data marcada, caso seja algo a ser feito.
Existem também vários automatismos: a data é inserida automaticamente e os participantes são identificados por uma letra.
Após a conclusão do relatório, você pode pressionar a tecla V no canto superior esquerdo, relê-lo e, novamente, usando os botões Minutes.io, enviá-lo por e-mail ou imprimir o relatório .
Também é gerado um link para cada relatório, para que você sempre possa lê-lo na internet.
O aplicativo foi feito em JavaScript e não em Flash, por isso também funciona muito bem em um iPad.
Mesmo que o Minutes.io não permita que você altere a configuração gráfica do relatório, ele incorpora todas as características para escrever um relatório de maneira profissional: para escrever para aqueles que não estavam lá, apenas as coisas importantes, com forma clara, resumo e escada elaborada em sequência, onde se distinguem as decisões tomadas a partir de informações e idéias genéricas.
