Os usuários corporativos recebem muitos e-mails todos os dias, perdendo muito tempo lendo e respondendo a eles. Além disso, a maioria dos e-mails recebidos na caixa de entrada não tem importância, se não é absolutamente spam, geralmente na forma de anúncios.
O email é uma ferramenta antiga (tecnologicamente falando), que evoluiu e, embora muitos continuem usando o email da maneira antiga, existem várias maneiras de organizar melhor sua caixa de entrada, evitando desperdiçar energia lendo emails. menos importante e responder mais rapidamente aos mais urgentes.
Leia também: solicite a caixa de entrada com filtros e aliases no Gmail para gerenciar os e-mails recebidos
Enquanto isso, devemos começar a dizer que os serviços de email não são todos iguais: Gmail, Yahoo e Microsoft Hotmail são claramente os melhores da categoria de serviços de email gratuitos via web.
Como é possível usá-los mesmo sem alterar seu endereço de email, seria melhor para quem usa serviços diferentes mudar (veja, por exemplo, como se inscrever no Hotmail sem alterar seu endereço de email).
Como alternativa, é certamente uma boa ideia usar um cliente de email, como o Microsoft Outlook, para receber emails no seu computador.
Para se livrar do fardo de muitos e-mails, você precisa otimizar sua caixa de correio .
Como mencionado várias vezes, o spam não é necessariamente composto de mensagens publicitárias não autorizadas; frequentemente, são boletins enviados de sites nos quais você se registrou, dando o seu consentimento.
Para impedir que esses boletins obstruam sua caixa de correio, é necessário selecionar quais você realmente deseja receber e quais não.
Cada correio desse tipo, rolando para baixo, tem um link, geralmente escrito em uma fonte pequena e oculta, para se remover da lista de endereçamento e não receber mais essas mensagens.
Às vezes, é um link para o botão Cancelar inscrição, às vezes é " remover ", enquanto em alguns casos é necessário escrever uma nova mensagem solicitando remoção da lista de discussão.
Depois de pressionar Cancelar inscrição, os sites mais sérios automatizam o cancelamento, enquanto outros forçam o usuário a se conectar à sua conta e alteram as opções de notificação por email.
O problema é sentido tanto que alguns serviços foram criados para eliminar automaticamente as assinaturas de boletins, como o Unroll.me, que trabalha com correio, Hotmail e Yahoo e com os clientes de email de telefones celulares e PCs (Outlook e Thunderbird).
Para combater o spam, os serviços Yahoo, Google Mail e Hotmail oferecem excelentes filtros (especialmente o YahooMail), mas, para aumentar essa proteção, existem alguns programas gratuitos para bloquear emails de spam.
Depois de fazer uma pequena limpeza, você deve organizar as mensagens da caixa de entrada tentando agregá-las .
Quando você recebe e-mails de sites com os quais deseja manter contato, pode reduzir sua caixa de entrada com o Google InBox para uso no lugar do Gmail
O Facebook implementou um sistema de notificação por email (nas configurações da conta -> notificações ), onde você pode optar por receber apenas atualizações importantes e emails de resumo por email, em vez de notificações individuais por email.
Aqueles que usam o Gmail têm muitos aplicativos e plugins disponíveis que otimizam o Gmail e arrumam a caixa de correio.
Por exemplo, dentre esses, gostaria de destacar o plug- in Sortd do Gmail, que se integra ao Gmail e organiza automaticamente as mensagens, dividindo-as em várias colunas.
Em relação à organização das mensagens de e-mail recebidas nas pastas, em todos os serviços de E-mail, é possível criar regras automáticas para filtrar e-mails .
O aperfeiçoamento da definição de regras de filtragem permite classificar e-mails ou fornecer respostas automáticas.
Por exemplo, se você se inscreveu na newsletter do Navigaweb.net, pode criar um filtro como este, todos os e-mails diários com os novos artigos são salvos juntos, talvez com a configuração "já lida" e, portanto, fica fácil ler e lê-los novamente quando você deseja e pesquise mensagens passadas.
No Gmail, há o plug-in das respostas predefinidas (ele é encontrado nas configurações do Labs e deve ser ativado) com modelos pré-configurados, essenciais para responder rapidamente a mensagens repetitivas.
O envio não será automático, mas, dessa forma, são necessários apenas dois cliques para enviar a resposta, sem precisar reescrever sempre as mesmas coisas (em outro e-mail, tive que relatar outro programa para criar modelos e fac-símiles para respostas automatizadas )
Em combinação com filtros, também é possível configurar respostas automáticas para determinadas palavras-chave.
Outro excelente plugin para o Gmail é o Boomerang, que permite atrasar o envio de e- mails e, portanto, enviar mensagens postadas com data: estou escrevendo agora, estou enviando em duas horas, para estratégia ou organização pessoal.
O Boomerang é apenas um dos plugins mais úteis para o Gmail no navegador Google Chrome .
Muito útil, então, no Gmail, o "adiar" para adiar a leitura do email.
Por fim, você pode receber alertas em seu computador para receber mensagens com ferramentas como EmailTray ou, melhor ainda, Pop Peeper que funciona com qualquer programa ou serviço de correio.
Em outras postagens, também relatei as ferramentas para receber notificações de novos emails na área de trabalho no Gmail e as extensões para notificações de emails não lidos no Chrome e Firefox .
