Trabalhar e escrever com o Word (ou programas equivalentes, como o LibreOffice Writer ou o Google Docs) significa lidar com todos os problemas e dificuldades da formatação de texto. Escrever um documento no computador é fácil, mas formatar o texto ou alterar a forma como ele é apresentado, parágrafos, quebras de página, margens etc. podem se tornar frustrantes se você não souber o básico.
todo mundo terá o problema de ver páginas vazias no meio de um documento, de não conseguir dividir os capítulos, de ver que a impressão é diferente da que você vê na tela.
Você pode melhorar muito a redação de documentos com o Microsoft Word e limitar os erros o máximo possível, sem ficar louco, aprendendo como a formatação de texto funciona no Word e quais ferramentas estão disponíveis para controlá-la .
As instruções neste artigo são baseadas no Word 2010, mas devem funcionar com as versões anteriores e posteriores do Word, a menos que indicado de outra forma.
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1) Os três níveis de formatação no Microsoft Word
O primeiro truque para formatar um documento no Word é entender como o Word interpreta a formatação de texto.
A mente humana pensa que um documento é composto de palavras que formam sentenças, sentenças que formam parágrafos, parágrafos que compõem páginas e assim por diante.
Para o Word, no entanto, cada documento é composto de três níveis básicos:
- Seções : cada documento do Word possui uma ou mais seções.
- Parágrafos : cada seção possui um ou mais parágrafos.
- Caracteres : cada parágrafo possui um ou mais caracteres.
O Word torna possível aplicar a formatação a um documento inteiro ou a páginas específicas de um documento, mas, na realidade, todas as regras são sempre aplicadas a um desses três níveis e, portanto, não ao documento inteiro.
2) Veja os caracteres ocultos
Para aprender a formatar o texto no Microsoft Word e trabalhar com estilos, você sempre deve manter os caracteres ocultos visíveis, pelo menos até se tornar tão bom que os "veja", mesmo que não estejam visíveis a olho nu.
Na barra de ferramentas principal, clique no botão com o símbolo to para ver os caracteres não imprimíveis e ocultos que são os símbolos da estrutura de um documento.
A folha agora aparecerá manchada de pontos nas laterais e ¶ no final de cada linha, terminando em um ponto.
No Word, cada botão pressionado no teclado é um caractere, mas apenas letras, números e pontuação são vistos.
Com a opção mostrar caracteres ocultos, tente pressionar Enter, Tab e barra de espaço para entender que eles também são interpretados como caracteres, não imprimíveis.
Ao copiar e colar em texto, esses caracteres também são copiados.
Pode ser um pouco feio ver todos esses caracteres estranhos ao redor do texto, mas você precisa se acostumar com isso para verificar a formatação.
Pressionando novamente a tecla it é sempre possível desativar os caracteres ocultos.
Você pode controlar exatamente quais caracteres visualizar e ocultar, indo em Arquivo -> Opções -> Tela .
A única coisa que você não vê são as quebras de seção no documento, visíveis apenas quando você alterna para a visualização de rascunho (menu Exibir -> Estrutura ).
3) Verifique as seções
As seções controlam todo o fluxo do documento.
Todos os documentos do Microsoft Word começam com uma única seção que muda quando as seguintes alterações são adicionadas:
- Uma quebra de seção manual é inserida.
Você pode criar uma nova seção manualmente inserindo uma quebra de seção (no menu Word Layout -> Quebras )
Existem dois tipos de quebras de seção, uma que quebra o texto na página e a outra que continua escrevendo na mesma página em que a quebra é inserida.
No Word, também existem quebras de página ímpares e pares.
- A formatação de páginas específicas é alterada.
Lembre-se de que o Word não vê páginas, apenas seções.
Quando você altera a formatação de uma página ou intervalo de páginas específico, o Word cria uma nova seção para eles, inserindo automaticamente uma quebra de seção acima e abaixo.
Quaisquer alterações de formatação no nível da página são aplicadas a toda a seção.
As seções podem realmente deixá-lo louco, se você realmente não entender como gerenciá-las e o que são, principalmente porque você precisa usar o modo Design para gerenciá-las.
Um erro típico de iniciante é alternar para escrever em uma página subseqüente sem interromper a página, pressionando Enter várias vezes.
4) Use parágrafos
Parágrafo é sem dúvida o elemento mais importante de um documento do Microsoft Word.
O sucesso na formatação de texto depende da compreensão de como ele funciona.
O parágrafo é uma frase que termina envolvendo, depois usando o. e então pressione Enter.
No Word, um parágrafo é indicado com o sinal ¶
A marca de parágrafo é um caractere importante e especial porque nos diz tudo sobre a estrutura do texto.
Ver ¶ permite evitar erros, como passar para a página seguinte pressionando Enter várias vezes ou perdendo a formatação na cópia e colar.
Isso ocorre porque o símbolo ¶ também não é copiado.
Para escrever no Word, é essencial ver esses caracteres e sempre saber onde uma frase termina.
5) Use estilos para organizar e aplicar formatação
Um estilo é a coleção de informações de formatação que podem ser aplicadas a um pedaço de texto de uma só vez.
Os estilos são úteis para aplicar a mesma formatação em um documento.
O menu Início do Word permite escolher alguns estilos predefinidos que são de dois tipos: estilos de parágrafo e estilos de caracteres.
Os estilos rápidos estão disponíveis em um menu suspenso na barra principal.
- Os estilos de parágrafo incluem a formatação aplicada a um parágrafo inteiro (tabelas, espaçamento entre linhas, bordas e recuos) e também a formatação de caracteres (tipo de fonte, tamanho, cor).
Os estilos de parágrafo são marcados com o sinal ¶.
- Os estilos de caracteres contêm informações apenas sobre a formatação dos caracteres selecionados em um parágrafo.
Os estilos de caracteres incluem apenas a formatação de caracteres, letras e números.
Se você aplicar um estilo de caractere em um parágrafo, ele substituirá o estilo do parágrafo.
Você pode editar os estilos existentes, mas é melhor deixá-los onde estão e criar os seus, se você quiser ter esse controle.
Nas novas opções de criação de estilo, é melhor adicioná-lo ao menu de estilos rápidos, mas não ative a opção de atualização automática.
É melhor usar o mesmo estilo automaticamente para o parágrafo a seguir para ter um documento uniforme.
Para títulos ou legendas, é melhor usar estilos diferentes.
Todos os conceitos básicos de estilos no Word são totalmente explicados no guia do escritório italiano nesta página.
6) Prepare o documento primeiro
Não há nada mais frustrante do que tentar resolver problemas de seção no Word ou resolver um problema com os estilos de um documento pronto.
A melhor maneira de escrever no Word é fazê-lo sem se preocupar com a formatação e, depois de concluído, abra um novo documento, prepare-o adequadamente e copie o texto do antigo para o novo, colando-o como texto não formatado.
Outro artigo relata um programa para colar texto copiado sem formatação.
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