A plataforma Google Drive não é apenas útil para armazenar fotos e vídeos on-line (como qualquer outro serviço em nuvem), mas também pode se tornar um conjunto completo de escritórios, operando on-line, off-line e em colaboração. A isso, acrescentamos que tudo é oferecido gratuitamente, tornando-o uma solução prática para quem não quer pagar um bom dinheiro para aproveitar a plataforma Microsoft, que é o Office 365. Neste guia, reunimos todos os truques de especialistas para melhor usar o Google Drive e o Google Docs em suas funções mais ocultas e menos usadas. A plataforma ainda pode não substituir completamente o Microsoft Office, mas melhorou tanto que pode ser usada no setor de produção sem sacrifícios específicos. O guia será dividido em duas partes: em uma coletaremos todas as dicas e truques para o Google Drive ; na outra, dicas de especialistas para usar o Google Docs .
Índice de artigos
- Truques para o Google Drive
- Truques para o Google Docs
- conclusões
Truques para o Google Drive
Nesta parte do guia, mostraremos as dicas mais úteis para o uso da plataforma em nuvem do Google Drive como um verdadeiro profissional, com foco no compartilhamento de arquivos, publicação de arquivos e outros aspectos colaborativos da plataforma.Compartilhar um arquivo ou pasta
Depois que o arquivo ou pasta é carregado na nuvem, podemos compartilhá-lo com nossos amigos e colegas. Para compartilhar no Google Drive, basta abrir a página da nuvem pessoal, clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e clique em Compartilhar . Na janela que se abre, inserimos os endereços de email de nossos colegas e amigos, para que eles possam acessar o arquivo para lê-lo, modificá-lo ou baixá-lo (com base nas permissões que forneceremos).
Pesquisa por tipos de arquivo
Ao abrir o Google Drive, na interface principal do site, clicamos na ponta da seta dentro da caixa de pesquisa na parte superior para tornar a pesquisa muito específica, de modo a escolher se deseja exibir apenas os arquivos de um determinado tipo, suas permissões e sua visibilidade online.Classifique os arquivos
No lado direito da interface do site do Google Drive, encontramos o botão para alterar a exibição dos arquivos, para que você possa solicitá-los dos mais recentes, mais pesados ou modificados pela última vez usando as colunas específicas (acima dos arquivos).Para solicitar arquivos específicos, também podemos usar os menus no lado esquerdo da interface: Minha unidade, Computador, Compartilhado comigo, Recentes, Especiais e Lixo (onde encontramos os arquivos excluídos).
Várias visualizações
Sem abrir cada arquivo, podemos visualizar vários arquivos simultaneamente, simplesmente pressionando o botão direito do arquivo ou pasta e usando o botão Visualizar (o símbolo do olho). Ao usar as teclas do cursor ou as setas nas laterais, podemos navegar pelo conteúdo sem precisar abrir ou fazer o download.Adicione o Google Drive à área de trabalho do seu PC
Se usarmos muito o Google Drive, podemos garantir que os arquivos criados ou salvos online também estejam disponíveis no PC de forma sincronizada. O cliente do Google Drive pode ser baixado da página oficial, selecionando o instalador de backup e sincronização .O aplicativo de desktop do Google Drive também permite que você use a plataforma como um serviço de backup on-line para arquivos locais.
Você pode escolher pastas específicas para sincronizar enquanto os arquivos do documento são exibidos como links da Web, desde que não os converta em documentos do Office.
Gerenciamento de anexos
Com o Drive, podemos gerenciar anexos do Gmail, para salvá-los diretamente na nuvem sem precisar fazer o download para o PC em uso. Isso é muito útil se acessarmos temporariamente um PC corporativo ou público e não queremos deixar anexos importantes por aí. Quando voltarmos para casa, encontraremos o anexo do e-mail no Google Drive, tanto no smartphone quanto no PC.Aplicativos do Google Drive
O Google Drive não apenas permite o upload de arquivos do seu computador, mas você também pode criar novos a partir do zero. Como mencionado, você pode criar documentos com aplicativos do Google Docs ou até outro usando aplicativos externos que se integram ao Google Drive. Por exemplo, você pode criar um arquivo de código HTML, um vídeo, um desenho, uma folha de texto sem formatação, um fax ou o que quiser. Muitos desses aplicativos estão disponíveis na Chrome Web Store ou podem ser adicionados pressionando o botão de configurações à direita na interface principal.Em outro artigo, vimos os melhores aplicativos para o Google Drive que, é preciso lembrar, funcionam apenas com o Chrome como navegador.
Truques para o Google Docs
Nesta parte do guia, mostraremos os truques para usar melhor os recursos do Google Docs na plataforma Drive. Muitos dos comandos mostrados também podem ser usados no Drive, pois no final eles fazem parte da mesma plataforma (na verdade, o Docs é uma extensão do Drive para gerenciar documentos do escritório na nuvem).Google Docs offline
Como já foi escrito no passado, você pode usar os aplicativos do Google Docs, mesmo sem conexão com a Internet, instalando-os como aplicativos Chrome em nosso PC, para que possamos substituir o Microsoft Office gratuitamente no gerenciamento de arquivos DOC, XLS e PTT.Para descobrir como fazê-lo, leia o nosso guia Google Drive Off-line para abrir documentos sem internet .
Digitalizar documentos do celular
O aplicativo Google Drive permite transformar documentos em papel em documentos digitais, graças à função especial de OCR. Para ativá-lo, basta pressionar o botão + e optar por criar um novo documento a partir de uma foto .Se você deseja explorar esse tópico ainda mais, recomendamos que você leia o guia para digitalizar documentos, transformando-os em PDF usando a câmera do seu celular .
Escrita vocal
Se pretendemos escrever um documento ditando palavras com a voz, podemos usar a funcionalidade de escrita por voz, clicando na parte superior de Ferramentas e, em seguida, digitando Voz .
Obviamente, para funcionar, é necessária a presença de um microfone (o que está incluído na webcam é bom, mas teremos que nos colocar perto da câmera).
Escreva à mão
Como no Gmail, o Google Drive também pode ser escrito à mão com o mouse, instalando uma extensão específica no Google Chrome.Esse recurso pode ser muito útil para assinar documentos sem precisar imprimi-los e digitalizá-los sempre, mas requer algumas habilidades manuais com o mouse (não é fácil assinar simplesmente movendo o mouse).
Use a função OCR no texto
Com o Google Drive, você pode usar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para analisar texto em arquivos e imagens PDF e convertê-los em um documento padrão editável.Dessa forma, você pode, por exemplo, digitalizar um livro e copiá-lo em um documento que possa editar.
Para saber mais sobre essa funcionalidade, consulte nosso guia sobre como extrair texto de um PDF ou imagem com o Google Docs.
Tecla Copiar formato
O botão Copiar formato está presente na barra de ferramentas em todos os principais aplicativos do Google Docs e pode ser usado para copiar o formato de um bloco de texto para outro.Essa é uma das funções mais importantes do Microsoft Office que não poderia faltar em um conjunto de programas para criar documentos.
Definir estilos de texto padrão
Essa também é uma função básica do Word, agora também incluída no Google Docs, com um menu suspenso onde você pode escolher os estilos de fonte predefinidos e um menu de opções para modificá-los e salvar novos estilos diferentes do padrão.Procure o link
Se você precisar escrever um documento com links de hipertexto, destaque a palavra como "Navigaweb", clique com o botão direito do mouse e clique em Link para adicionar o link ao site certo, procurado automaticamente pelo aplicativo.Arraste e solte imagens
Para adicionar uma imagem dentro de um documento, basta arrastá-la com o mouse de uma pasta ou de outro site para a interface da web do aplicativo Google Drive.Traduzir documentos
Você pode aproveitar o poder do Google Translate e obter documentos traduzidos rapidamente através da opção de menu Ferramentas -> Traduzir documento, que permite traduzir 46 idiomas diferentes bidirecionalmente.Alterar os temas para os slides
Os temas de apresentação são muito semelhantes aos do Microsoft Powerpoint, para criar imediatamente o layout para a apresentação correta. A possibilidade de modificar o tema atual no menu Slide é muito recente.Tabelas de layout
O aplicativo Google Docs não possui as ferramentas de design mais avançadas, mas as tabelas podem ser usadas para criar diferentes tipos de layouts. No menu Tabela, você pode criar uma rede invisível de células na qual escrever para formatar o texto de maneira diferente.Formatação condicional em planilhas
A capacidade e o escopo dos aplicativos Web do Google Docs são cada vez mais ampliados, graças ao menu Formatar, que no aplicativo Planilhas, o equivalente ao Excel, permite criar um formato condicional para colorir o texto nas células de maneira diferente. dependendo do valor que eles têm.Publicar arquivos em um site com incorporação
Esse recurso exclusivo do Google Docs permite incorporar um documento em um site ou página da Web apenas copiando o código Incorporar, como faria nos vídeos do YouTube. O código pode ser obtido no menu Arquivo -> Publicar na web .conclusões
Neste guia rápido, mostramos todas as funções especializadas disponíveis no Google Drive e no Google Docs, para que você possa começar a usar a plataforma oferecida pelo Google como deveria. Talvez não substitua completamente o Office, mas podemos usá-lo para editar e ler documentos em tempo real.Se somos fãs de streaming de música, também podemos usar o Drive como um depósito para nossos arquivos, para que possamos reproduzi-los em smartphones ou outros PCs, conforme explicado em nosso guia Como ouvir músicas salvas no Drive .
Se, por outro lado, precisarmos integrar as anotações salvas no Google Keep no Google Docs ou no Drive, podemos seguir as etapas descritas no guia Como integrar o Google Keep ao Google Docs para obter êxito.
