Para quem precisa criar uma fatura para solicitar o dinheiro para um trabalho como freelancer ou consultor ou para uma empresa, vemos aqui como criar uma fatura personalizada no Excel, simples, a partir de uma folha em branco, sem usar um modelo pronto.
Criar uma fatura no Excel é um trabalho relativamente simples, basta preparar uma tabela, definir algumas regras, adicionar as informações necessárias e, se você quiser fazer um trabalho mais técnico, adicione alguma automação de cálculo. Obviamente, é possível usar um modelo de fatura já preparado por especialistas, fazer o download de um e personalizá-lo. Alguns modelos já estão disponíveis no Excel, abrindo uma nova planilha e depois indo para a guia Arquivo e procurando faturas no campo de pesquisa. Outros modelos estão disponíveis no site especializado Free Invoice Templates ou em outros sites com modelos Excel para download gratuito .
Nesse caso, no entanto, veremos as etapas para criar uma fatura simples no Excel a partir do zero (o guia também funciona com o LibreOffice Calc ).
Leia também: 10 programas gratuitos de faturamento e contabilidade para empresas independentes e pequenas empresas
Para fazer uma fatura simples no Excel, as informações necessárias são:
Agora precisamos redimensionar algumas das colunas e linhas, para ter mais espaço para gravar informações mais longas, como descrições do objeto de vendas. Para redimensionar uma linha ou coluna, clique nela e arraste-a com o mouse. Por padrão, as linhas são definidas para uma altura de 20 pixels e as colunas para uma largura de 64 pixels. Para uma configuração otimizada, você pode redimensionar as colunas e linhas da seguinte maneira:
A linha 1 deve conter o nome do vendedor e a palavra "Fatura". O espaço extra permite aumentar o tamanho da fonte deste título para obter uma melhor renderização gráfica que captura a atenção do destinatário. A coluna A contém a maioria das informações importantes (e mais longas) da fatura: dados do comprador e do vendedor, descrição do item e forma de pagamento. A coluna B contém as datas. Na coluna C, escreveremos o número da fatura, a data da fatura, o preço individual de cada item listado e o valor total devido.
Na coluna A, linhas 4, 5, 6 e 7, inserimos o endereço (dividido em duas linhas), número de telefone, número de IVA e código tributário
Na coluna B, linhas 4 e 5, escreva " DATA: " e " INVOICE NO.: " Com texto em negrito e alinhe o texto à direita. As colunas 4 e 5 da coluna C são os espaços onde inserir a data e o número da fatura.
Por fim, para a última parte das informações básicas, inseriremos o texto " Fatura A: " (em negrito) na coluna A, linha 9 . As linhas 10, 11, 12 e 13 podem ser usadas para inserir dados do destinatário.
Em seguida, junte as colunas A e B na linha 15 (selecione as duas células e pressione o botão Mesclar na parte superior) para escrever um título para os elementos listados que podem ser listados na coluna A das linhas 16 a 30), com o datas de escape (coluna B, linhas 16-30). Depois de unir as colunas A e B na linha 15, forneça à célula uma borda por todos os lados (usando o botão de borda na seção Fonte da guia Página inicial ), talvez também usando uma cor de preenchimento cinza claro ou outra cor. Faça o mesmo também para a célula C15.
Na primeira célula da linha 15, escreva DESCRIPTION e alinhe o texto no centro. Em C15, escreva PRICE, colocando ambos em negrito para um cabeçalho da tabela. Selecionamos o espaço da linha 16 à linha 30 das colunas A e B para adicionar uma borda inferior. As células da coluna C de 16 a 29 podem ser cercadas por uma borda esquerda e direita.
Destaque a célula C30, forneça bordas ao redor de toda a célula e um gradiente de cor para que ela se destaque. À esquerda (depois o B30), escreva TOTAL e alinhe à direita.
Isso completa a estrutura da fatura, com a possibilidade de adicionar outra linha, dependendo do número de produtos. que deve ficar assim.
Da mesma forma, realce as células C16-30 e selecione a opção " Moeda " para formatar os preços em euros.
Para adicionar automaticamente todos os valores individuais e fazê-los refletir na célula " Total " que criamos, selecione a célula (C31 neste exemplo) e insira a seguinte fórmula:
= SOMA (C16: C29)
Agora, preenchendo os campos de preço, a célula total será automaticamente preenchida com a soma .
Continuando, insira o texto " Forma de pagamento: " em A34 ou outras informações, dependendo do que você precisar, por exemplo, inserindo as formas de pagamento aceitas para o pagamento da fatura ou exclusões de IVA ou outras notas importantes.
À direita da coluna de preço, você pode adicionar a coluna, para o cálculo do preço total com IVA incluído, colocando na primeira coluna o preço sem IVA ou tributável . Para adicionar 22% de IVA, a coluna de preço total deve ter a seguinte fórmula: = C16 * 1, 22 . No canto inferior direito, puxe para baixo para o total para estender a fórmula para as outras células. Você também pode adicionar uma coluna E com o IVA (22%) escrito nela e, em seguida, usar a fórmula na coluna D do tipo: = C16 * E16 + C16 .
Para o toque final, não se esqueça de adicionar um agradecimento à linha de fundo.
Leia também: Programas de fatura eletrônica gratuitos e completos
Criar uma fatura no Excel é um trabalho relativamente simples, basta preparar uma tabela, definir algumas regras, adicionar as informações necessárias e, se você quiser fazer um trabalho mais técnico, adicione alguma automação de cálculo. Obviamente, é possível usar um modelo de fatura já preparado por especialistas, fazer o download de um e personalizá-lo. Alguns modelos já estão disponíveis no Excel, abrindo uma nova planilha e depois indo para a guia Arquivo e procurando faturas no campo de pesquisa. Outros modelos estão disponíveis no site especializado Free Invoice Templates ou em outros sites com modelos Excel para download gratuito .
Nesse caso, no entanto, veremos as etapas para criar uma fatura simples no Excel a partir do zero (o guia também funciona com o LibreOffice Calc ).
Leia também: 10 programas gratuitos de faturamento e contabilidade para empresas independentes e pequenas empresas
Para fazer uma fatura simples no Excel, as informações necessárias são:
- Detalhes do vendedor
- nome
- Endereço e código postal
- Número de telefone
- Número de IVA P
- Código tributário
- Dados do comprador
- nome
- Endereço e código postal
- IVA
- Código tributário
- Data da fatura
- Número da fatura
- Descrição do serviço ou produto vendido
- Preço do item (de um único produto ou serviço)
- Montante total devido
- Forma de pagamento
Prepare a folha de faturas com o Excel
Em seguida, abra uma planilha vazia do Excel e exclua imediatamente as grades para ter uma planilha limpa para trabalhar. Para fazer isso, vá para a guia " Layout da página" e desmarque "Grade " na seleção "Visualizar".Agora precisamos redimensionar algumas das colunas e linhas, para ter mais espaço para gravar informações mais longas, como descrições do objeto de vendas. Para redimensionar uma linha ou coluna, clique nela e arraste-a com o mouse. Por padrão, as linhas são definidas para uma altura de 20 pixels e as colunas para uma largura de 64 pixels. Para uma configuração otimizada, você pode redimensionar as colunas e linhas da seguinte maneira:
- Linha 1: 45 pixels
- Coluna A: 385 pixels
- Coluna B: 175 pixels
- Coluna C: 125 pixels
A linha 1 deve conter o nome do vendedor e a palavra "Fatura". O espaço extra permite aumentar o tamanho da fonte deste título para obter uma melhor renderização gráfica que captura a atenção do destinatário. A coluna A contém a maioria das informações importantes (e mais longas) da fatura: dados do comprador e do vendedor, descrição do item e forma de pagamento. A coluna B contém as datas. Na coluna C, escreveremos o número da fatura, a data da fatura, o preço individual de cada item listado e o valor total devido.
Informações preliminares da fatura
Na coluna A, linha 1, digite o nome, com um tamanho de fonte maior (pode ser de 18 pt) e coloque o texto em negrito, para que fique mais claro. Na linha 1 da coluna B, escreva "Fatura" para criar imediatamente o que é este documento. como tamanho da fonte, você pode colocar 28pt e, como estilo de escrita, podemos fazer tudo em maiúsculas e, talvez, mudar a cor com um cinza.Na coluna A, linhas 4, 5, 6 e 7, inserimos o endereço (dividido em duas linhas), número de telefone, número de IVA e código tributário
Na coluna B, linhas 4 e 5, escreva " DATA: " e " INVOICE NO.: " Com texto em negrito e alinhe o texto à direita. As colunas 4 e 5 da coluna C são os espaços onde inserir a data e o número da fatura.
Por fim, para a última parte das informações básicas, inseriremos o texto " Fatura A: " (em negrito) na coluna A, linha 9 . As linhas 10, 11, 12 e 13 podem ser usadas para inserir dados do destinatário.
Detalhes do produto ou serviço
Para adicionar os produtos e serviços faturados, precisamos adicionar mais algumas linhas à planilha.Em seguida, junte as colunas A e B na linha 15 (selecione as duas células e pressione o botão Mesclar na parte superior) para escrever um título para os elementos listados que podem ser listados na coluna A das linhas 16 a 30), com o datas de escape (coluna B, linhas 16-30). Depois de unir as colunas A e B na linha 15, forneça à célula uma borda por todos os lados (usando o botão de borda na seção Fonte da guia Página inicial ), talvez também usando uma cor de preenchimento cinza claro ou outra cor. Faça o mesmo também para a célula C15.
Na primeira célula da linha 15, escreva DESCRIPTION e alinhe o texto no centro. Em C15, escreva PRICE, colocando ambos em negrito para um cabeçalho da tabela. Selecionamos o espaço da linha 16 à linha 30 das colunas A e B para adicionar uma borda inferior. As células da coluna C de 16 a 29 podem ser cercadas por uma borda esquerda e direita.
Destaque a célula C30, forneça bordas ao redor de toda a célula e um gradiente de cor para que ela se destaque. À esquerda (depois o B30), escreva TOTAL e alinhe à direita.
Isso completa a estrutura da fatura, com a possibilidade de adicionar outra linha, dependendo do número de produtos. que deve ficar assim.
Regras, fórmulas e automatismos
Se as datas estiverem escritas na coluna B, linhas 16 a 29, selecione essas células e pressione a caixa " Formato do número " na seção " Número " da guia " Página inicial ". Em seguida, escolha o formato da data em números para que esse campo seja sempre uma data escrita corretamente.Da mesma forma, realce as células C16-30 e selecione a opção " Moeda " para formatar os preços em euros.
Para adicionar automaticamente todos os valores individuais e fazê-los refletir na célula " Total " que criamos, selecione a célula (C31 neste exemplo) e insira a seguinte fórmula:
= SOMA (C16: C29)
Agora, preenchendo os campos de preço, a célula total será automaticamente preenchida com a soma .
Continuando, insira o texto " Forma de pagamento: " em A34 ou outras informações, dependendo do que você precisar, por exemplo, inserindo as formas de pagamento aceitas para o pagamento da fatura ou exclusões de IVA ou outras notas importantes.
À direita da coluna de preço, você pode adicionar a coluna, para o cálculo do preço total com IVA incluído, colocando na primeira coluna o preço sem IVA ou tributável . Para adicionar 22% de IVA, a coluna de preço total deve ter a seguinte fórmula: = C16 * 1, 22 . No canto inferior direito, puxe para baixo para o total para estender a fórmula para as outras células. Você também pode adicionar uma coluna E com o IVA (22%) escrito nela e, em seguida, usar a fórmula na coluna D do tipo: = C16 * E16 + C16 .
Para o toque final, não se esqueça de adicionar um agradecimento à linha de fundo.
Leia também: Programas de fatura eletrônica gratuitos e completos
