Quando a caixa de entrada começa a ser numerosa, para distinguir e-mails importantes daqueles de publicidade, comercial, boletins ou notificações do Facebook, é necessário configurar uma determinada organização. Qualquer que seja o serviço de email que você usa, uma das etapas básicas é atribuir marcadores a todas as mensagens para coletá-las por categorias de importância.
Vimos como solicitar e-mails no Gmail criando filtros, marcadores e aliases para que você possa classificar as mensagens automaticamente e poder lê-las por remetente, assunto ou tipo de mensagem.
Além deste trabalho básico, você ainda pode melhorar o gerenciamento do Email, graças a inúmeras extensões do Gmail que modificam sua aparência e funcionamento.
Entre eles, existe um que realmente vale a pena tentar usar um sistema de classificação de e-mail profissional e gratuito (pelo menos por enquanto): Sortd
O Sortd pode ser instalado como uma extensão do navegador Google Chrome, solicitando um convite no site do aplicativo.
O convite chega imediatamente, basta indicar seu endereço de e-mail para receber o código de ativação.
Depois de ativar a extensão, você pode seguir o tour guiado e começar a classificar os e-mails de acordo com critérios personalizados .
A interface do Gmail com o Sortd é dividida em duas seções: ao lado das mensagens, no centro, em vez disso, existem 4 colunas vazias inicialmente onde você pode mover as mensagens com o mouse.
As colunas padrão são: itens a serem seguidos, lista 1 e lista 2.
Cada um desses nomes pode ser alterado para facilitar o reconhecimento pressionando a seta para baixo ao lado de cada cabeçalho.
Sob cada coluna, você pode adicionar tarefas ou mover emails, classificando-os como tarefas ou tarefas.
Cada mensagem adicionada em uma das colunas pode ser marcada como uma atividade concluída ou como uma atividade a ser realizada, pode ser destacada com uma cor para facilitar o reconhecimento, pode ser alterada no título ou excluída.
Você pode reordenar e reorganizar os emails, adicionar novos itens manualmente, agrupar os emails em uma única atividade e adicionar novas listas.
Ao clicar em um e-mail a partir do título, no lado esquerdo da tela, a mensagem de página inteira é aberta no centro.
No canto superior direito, você notará vários botões adicionados por Sortd, incluindo aqueles para criar uma atividade a ser executada e a ser lembrada e a para adiar, ou seja, para receber esse e-mail novamente em algumas horas ou dias.
Ao clicar em um email adicionado sob uma das colunas Sortd, a mensagem é aberta com várias outras opções, incluindo a possibilidade de adicionar anotações e lembretes com notificação .
Na interface Sortd, todas as pastas do Gmail são visíveis pressionando a seta para baixo ao lado do título da Caixa de entrada no canto superior esquerdo.
Os filtros automáticos do Gmail podem ser selecionados pressionando os botões imediatamente abaixo da caixa de pesquisa.
Se você deseja retornar rapidamente à interface clássica do Gmail, basta pressionar a tecla Gmail, localizada no lado direito, em vermelho.
No modo de exibição clássico do Gmail, Sortd ocupa apenas a coluna à direita e permite que você classifique as mensagens da mesma maneira, arrastando.
Para usar o Sortd com eficiência e classificar os e-mails recebidos, você pode seguir este espelho de referência:
- Crie uma tarefa com o título "hoje" e, todas as manhãs, mova e-mails importantes para dentro.
- Da mesma forma, crie uma tarefa com o título "Mais tarde" e mova os e-mails que podem esperar dentro dela, escrevendo também a data em que a tarefa deve ser endereçada.
A tarefa com o título "Tarefas pendentes" é útil para classificar emails com atividades a serem realizadas, sem, no entanto, um prazo.
- A tarefa "Concluída" para agrupar os emails e as atividades adicionais que podemos considerar concluídas.
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