Gerenciar uma caixa de email de maneira ordenada significa duas coisas básicas: limpar e sempre manter a seção de mensagens não lidas vazia e organizar a caixa de entrada por meio de filtros e etiquetas. Enquanto para organizar o e-mail, já vimos vários guias, incluindo o que solicita a caixa de entrada com filtros e aliases no Gmail, vemos aqui a melhor maneira de redefinir a caixa de entrada rapidamente, sem a necessidade de ler necessariamente todas as mensagens recebidas no Gmail e sem excluir nada.
O truque para manter sempre as mensagens recebidas com o Gmail em zero (mas também se aplica a outras caixas de correio) é usar a função misteriosa e pouco usada que "arquiva" as mensagens, ou seja, mantê-las ocultas, sem, no entanto, excluí-las e mantê-las mensagens não lidas destacadas.
Quando você usa o botão Arquivar nas mensagens de email selecionadas, elas são removidas da caixa de entrada .
As mensagens arquivadas, no entanto, não são excluídas do Gmail, mas apenas da pasta de mensagens recebidas.
A notificação de uma mensagem desaparece mesmo que esse email não tenha sido lido.
Em qualquer programa ou aplicativo de gerenciamento de email, como o Gmail, os emails são divididos principalmente em 5 seções:
- A caixa de entrada deve incluir todos os emails recebidos que sejam significativos e interessantes.
- Correio enviado, com e-mails enviados para outras pessoas.
- Spam, com e-mails considerados indesejados automaticamente.
- Lixo, e-mails excluídos
- Arquivadas, todas as mensagens removidas da Caixa de entrada, mas não excluídas.
As mensagens de email que não precisam ser lidas ou abertas imediatamente, mas que ainda são melhor mantidas e não excluídas, devem ser movidas para o arquivo morto .
As diferenças entre emails arquivados e lixeira são muito importantes:
Os emails arquivados não são excluídos automaticamente após um certo período de tempo, como acontece com aqueles movidos para a lixeira, mas permanecerão no Gmail até serem excluídos manualmente.
As mensagens arquivadas também são incluídas nas pesquisas genéricas feitas pelo mecanismo de pesquisa do Gmail, o que não é o caso de spam ou e-mails excluídos.
Os emails arquivados contam dentro do limite do espaço de armazenamento do Gmail, enquanto, pelo contrário, os emails excluídos não contam.
Os e-mails arquivados, como mencionado acima, não são marcados automaticamente como lidos e, de fato, se você arquivar um e-mail sem abri-lo ou lê-lo, ele permanecerá destacado como não lido, mesmo que não seja incluído na contagem do Correio a ser lido.
Onde as mensagens arquivadas no Gmail "> todas as mensagens " terminam para exibir todas as caixas de entrada de e-mail e as do arquivo morto juntas.
Se você estiver usando o Microsoft Outlook, existe uma guia Arquivar para procurar apenas aqueles.
Os e-mails armazenados com um marcador serão visíveis nas várias pastas com um marcador, tanto os que o Gmail cria automaticamente como os personalizados.
Agora que sabemos como usar a função para arquivar mensagens, vamos ver como usá-la para redefinir o número de mensagens não lidas na caixa de entrada .
Antes de tudo, para arquivar todas as mensagens não lidas, incluindo as antigas, de uma só vez, sem excluí-las, você pode criar um filtro.
Em seguida, pressione a seta para baixo localizada na caixa de pesquisa do Gmail, pressione o botão ao lado de Pesquisar e insira "mensagens não lidas".
Na parte inferior, pressione o link criar filtro com esta pesquisa, confirme a ação e, na janela de filtro, selecione apenas a caixa "Ignorar caixa de entrada (arquivamento)".
Antes de clicar em Criar filtro, selecione a opção " Aplicar filtro também nas conversas anteriores ".
Todas as mensagens não lidas até o momento serão arquivadas e o número que mostra os e-mails a serem lidos será redefinido.
Por fim, abra as Configurações do Gmail pressionando o botão de engrenagem no canto superior direito, vá para a seção Filtros e exclua o filtro recém-criado (para impedir que as próximas mensagens recebidas sejam arquivadas automaticamente).
Ao criar filtros de mensagens de email, é possível garantir que os emails de endereços bem definidos sejam arquivados automaticamente, deixando-os como não lidos.
Você também pode arquivar todas as mensagens, lidas e não lidas, recebidas antes de uma determinada data .
Para fazer isso, pesquise em: caixa de entrada antes de: 31/12/2016 (neste exemplo, desejo arquivar todas as mensagens recebidas antes de 31 de dezembro de 2016), pressione Criar filtro para esta pesquisa e selecione a ação Ignorar caixa de entrada (arquivo morto) ), com a opção de aplicar o filtro a todas as conversas.
No futuro, sempre que você receber uma mensagem que não precisa ler (como uma notificação do Facebook, Amazon ou outros aplicativos), sem excluí-la, poderá arquivá-la diretamente.
Para arquivar um email no Gmail, selecione-o na lista e pressione o botão Arquivar na parte superior para que ele desapareça da caixa de entrada.
A ação para arquivar mensagens pode ser acelerada em um PC, selecionando E-mail e pressionando a tecla E no teclado.
No Gmail para Android, você pode ir para Menu> Configurações> Configurações gerais> Ação padrão do Gmail e escolher Arquivo (em vez de Excluir.
Dessa forma, basta deslizar uma mensagem para a esquerda ou direita para arquivá-la sem excluí-la.
Também no Gmail para iPhone e iPad, você pode usar o botão Arquivar depois de selecionar as mensagens da caixa de entrada.
Se você arquivou uma mensagem acidentalmente, poderá devolvê-la facilmente à sua Caixa de entrada, procurando-a na lista Todas as mensagens, selecionando-a e, em seguida, usando a tecla para movê-la para a Caixa de entrada .
