O pacote Microsoft Office consiste em dois dos programas mais usados no mundo, de certa forma muito semelhantes: Access e Excel .
O Excel é, a princípio, mais superficial, mais fácil de usar e mais imediato, com uma planilha a ser preenchida com números ou valores que podem ser contabilizados automaticamente.
O acesso no início é mais complexo, mesmo que, depois de entender o básico, ofereça a possibilidade de criar uma máscara, uma interface gráfica personalizável, para inserir os valores nas células, o que se torna muito mais confortável e mais amigável ao usuário.
Ambos são programas de trabalho e estudo para gerenciamento de dados e pode-se perguntar qual dos dois é melhor e para quais necessidades é melhor preferir um ao outro.
Em resumo, o Excel é uma ferramenta de análise de dados para fazer cálculos matemáticos e comparações estatísticas, a serem apresentados também na forma de gráficos fáceis de compartilhar.
O Access, por outro lado, é um programa de gerenciamento de dados, um gerenciador de banco de dados real que pode ser usado por vários usuários simultaneamente, útil para filtrar valores, exibi-los de maneira estruturada e automatizar determinadas operações e eventos.
Excel se destaca na análise de dados numéricos .
A curva de aprendizado para o uso do Excel é bastante curta e já está aprendendo a usar algumas funções básicas, como tabelas dinâmicas, que você pode executar imediatamente muitas operações.
As versões mais recentes estão cheias de modelos pré-empacotados, apenas para serem concluídos.
O Excel é uma excelente ferramenta quando há duas ou três planilhas para usar; em vez disso, fica mais desconfortável se o tamanho do banco de dados aumentar.
Manter uma planilha do Excel com milhares, se não dezenas de milhares de entradas, torna-se realmente mais difícil e com a evolução dos dados, há o risco de erros na atualização de fórmulas, gráficos e macros.
Em outros artigos que vimos, sobre o Excel:
- Como usar planilhas do Excel
- 4 operações a serem executadas ao trabalhar com Word e Excel
- Melhores modelos do Excel para baixar gratuitamente para operações financeiras e comerciais .
Comparado ao Excel, que se concentra em dados e seqüências numéricas, o Access é uma verdadeira solução de arquivo digital para informações que podem ser recuperadas várias vezes no programa.
A curva de aprendizado do Access é mais longa, no sentido de que para começar a usá-lo, você precisa estudar pelo menos o básico e entender sua terminologia.
Talvez a maior diferença entre o Access e o Excel seja o método de retenção de dados.
O acesso pode ser alterado a qualquer momento e você pode adicionar informações adicionais, modificar, remover ou filtrar dados sem afetar as fórmulas e as tabelas.
No entanto, ao usar um grande conjunto de dados no Excel, existe a possibilidade de uma pequena alteração arruinar a tabela inteira.
O acesso vai um passo além do Excel, usando listas de pesquisa e regras de validação para campos individuais no nível da tabela.
A integridade referencial entre as tabelas, que é o link delas, é mantida constantemente pelo Access, o que garante o significado de todas as informações.
As agregações de grandes bancos de dados são relativamente simples no Access, o que permite filtrar informações individuais imediatamente, sem tabelas dinâmicas.
No Access, claramente menos usado que o Excel por causa de sua complexidade inicial, escrevi no passado um guia preliminar baseado no Microsft Access para entender como ele funciona e para que é usado .
Portanto, não existe um programa melhor ou pior, ambos são excelentes ferramentas para serem usadas alternadamente de acordo com as necessidades e o trabalho que precisa ser feito e mantido.
O Excel facilita a geração de saídas personalizadas com formatação e anotações muito flexíveis que você pode adicionar facilmente em qualquer lugar.
No entanto, se os dados e os relacionamentos precisarem ser mantidos ao longo do tempo, as planilhas podem se tornar realmente limitantes, para que o Access entre em jogo.
Uma solução híbrida, na qual os dados de um banco de dados do Access são exportados ou copiados para o Excel, é certamente o melhor.
Os programas se integram e é possível importar dados do Access para o Excel e vice-versa, preencher o Access usando as tabelas existentes do Excel (consulte o guia da Microsoft).
Embora o Excel não seja um banco de dados, ele ainda é amplamente usado para armazenar dados.
No entanto, o Excel é um banco de dados de arquivos únicos e não um banco de dados relacional como o Access, onde os dados das diferentes tabelas são vinculados e mudam automaticamente de acordo com determinados eventos.
Quando tabelas simples precisam evoluir para várias tabelas de dados relacionadas, o Access é a primeira opção.
Quando os dados estão no Access, você pode adicionar várias tabelas e mesclá-las, criar consultas ou exibições, definir a estrutura e os tipos de dados.
Não há dúvida de que o Access é um produto rico em recursos, embora o primeiro impacto possa parecer assustador.
